Ya que el 43% de nosotros pasamos al menos algún tiempo trabajando de forma remota, las herramientas de colaboración en línea se están convirtiendo en un elemento vital del lugar de trabajo moderno.

Y como el lugar de trabajo moderno a menudo no es un lugar en absoluto, debemos adoptar un espacio central bien organizado donde vivan toda la documentación y la comunicación del proyecto. Nuestros clientes pueden estar ubicados en Nueva York, nuestros desarrolladores en Bali y nuestro equipo de marketing en Londres. Pero nuestros documentos, procesos, plazos y horarios viven bajo el mismo techo.

Al menos, deberían.

Online Collaboration Tools Logo Soup

¿No te convence? Considera esto: un informe de McKinsey Global Institute determinó que el 61% de la semana laboral es dedicada a estas tres tareas:

  • leer y responder correos electrónicos
  • buscar o recopilar información
  • comunicación y colaboración interna

La mayoría de nuestras horas de trabajo se dedican a tareas de colaboración y coordinación. El software de colaboración elimina parte de la redundancia y la confusión de las tareas de colaboración, por lo que podemos liberar horas para un trabajo más específico.

Sí, muchos de nosotros estamos luchando con una combinación no tan elegante de aplicaciones de Google o Microsoft coordinadas a través de una red de correos enredados. Si este eres tú, lee atentamente. Hay una manera mucho mejor…

¿Qué Son Las Herramientas de Colaboración de Proyectos? (Y Cómo Pueden Ayudarte)

¿Qué Son Las Herramientas de Colaboración?

Una herramienta de colaboración en línea permite un flujo de trabajo más coordinado al proporcionar una plataforma unificada para la discusión en equipo, el intercambio de archivos, el almacenamiento en línea para la documentación, las tareas asignadas y la colaboración de proyectos en tiempo real. En el fondo, las herramientas de colaboración tienen que ver con sincronizar a las personas.

El software de colaboración viene en muchas formas. Probablemente estés familiarizado con Slack, un software de comunicación común que se centra en la mensajería de grupo (si usas Slack, siéntete libre de unirte a nuestra comunidad en rápido crecimiento Digital Project Manager en Slack). Y, sin duda, estás familiarizado con las herramientas de colaboración de Google ampliamente utilizadas (Drive, Docs, Sheets, Hangouts) o quizás con las herramientas de colaboración de Microsoft (SharePoint, One Drive). Sí, las herramientas de comunicación en internet pueden ser básicas, como el conocido Skype (una de las herramientas de colaboración de MS) o incluso la antigua cuenta de correo electrónico. Las aplicaciones de colaboración modernas llevan la colaboración un paso más allá al unificar todas estas interacciones de trabajo dentro de una única plataforma.

¿Qué Características Incluyen Las Herramientas de Colaboración?

Si ya estás utilizando software de gestión de proyectos, entonces ya tienes acceso a algunas herramientas de colaboración de red. En estos días, todo software de gestión de proyectos, incluidas las herramientas de programación de recursos, ofrece funciones de colaboración, como actualizaciones de estado de tareas, intercambio de archivos y gráficos de visualización de progreso. Sin embargo, una herramienta diseñada específicamente para la colaboración en proyectos puede incluir características adicionales, como videoconferencia, uso compartido en vivo para editar documentos conjuntamente y portales orientados al cliente.

¿Cuáles Son Los Beneficios Del Software de Colaboración?

Online Collaboration Tools Benefits

Cuando todas las comunicaciones, los archivos y el progreso del proyecto se centralizan en un solo lugar, tu equipo se beneficia de un intercambio más claro de información que te ayudará a evitar la falta de comunicación. Si alguna vez cometiste el error de enviar una versión obsoleta de un documento compartido a un cliente, entenderás por qué la colaboración es importante. Sin embargo, los beneficios de las herramientas de colaboración van mucho más allá de las mejoras en la comunicación: con todo a lo que se puede acceder en un solo lugar, tu proceso se vuelve más eficiente y obtendrás una visión más precisa del progreso de tu proyecto.

10 Herramientas de Colaboración en Línea Para Aumentar la Eficiencia de tu Proyecto

En esta reseña, analizamos en profundidad las siguientes herramientas para la colaboración en línea:

  1. Backlog – https://backlog.com
  2. Milanote – https://www.milanote.com
  3. monday.com – https://www.monday.com/
  4. Hive – https://hive.com/
  5. MindGenius – https://www.mindgenius.com/mindgeniusonline/
  6. Bugherd – https://bugherd.com/
  7. Teamwork – https://www.teamwork.com
  8. Collabee – https://www.collab.ee/
  9. Gmelius – https://gmelius.com
  10. Asana – https://asana.com/

Las Herramientas de Colaboración: Resumen

Software Opción Gratis Precio Puntuación Sitio Web
Backlogbacklog-logo Versión Freemium for up to 10 users

30 días de prueba gratuita

desde $35/month 9.4 Visita Backlog
MilanoteMilanote logo Versión Freemium $9.99/usuario/mes 9.0 Visita Milanote
monday.commonday logo 14 días de prueba gratuita desde $17/month for 2 users 10 Visita monday.com
Hive
hive logo - collaboration tools
14 días de prueba gratuita desde $12/usuario/mes 9.8 Visita Hive
MindGenius OnlineMindGenius Online Logo - online collaboration tools 14 días de prueba gratuita $160 in the 1st year

$56/yr from year 2 onwards

9.5 Visita Mindgenius Online
Bugherdbugherd logo - best bug tracking tools 14 días de prueba gratuita (no credit card upfront) desde $29/mes para 5 usuarios 9.3 Visita Bugherd
Teamworkteamwork-logo Versión Freemium para hasta 5 usuarios

30 días de prueba gratuita

$9/usuario/mes 9.6 Visita Teamwork
CollabeeCollabee logo - Collaboration tools Versión Freemium desde $5/usuario/mes 9 Visita Collabee
GmeliusGmelius logo - Collaboration Tools Prueba gratuita

Versión Freemium

desde $9/usuario/mes 9 Visita Gmelius
Asanaasana logo - collaboration tools Versión Freemium

Prueba gratuita del plan pagado

desde $9.99/usuario/mes 9.5 Visita Asana

Otras Herramientas

Aunque no las hayamos incluido en la reseña, hay otras herramientas de colaboración en las que aún no hemos tenido la oportunidad de profundizar. A continuación se muestra una lista de algunas opciones adicionales de herramientas de colaboración para tu agencia o estudio:

  1. Redbooth – https://redbooth.com
  2. Huddle – https://www.huddle.com
  3. ClientFlow – https://clientflow.com/
  4. Winio – https://winio.io/
  5. Slenke – https://slenke.com/
  6. Coda – https://coda.io/
  7. Airtable – https://airtable.com/
  8. Cageapp – https://cageapp.com/
  9. Dropbox Paper – https://www.dropbox.com/paper
  10. Lucidchart – https://www.lucidchart.com/
  11. Cisco Webex – https://www.webex.com/
  12. Flowdock – https://www.flowdock.com/
  13. GoToMeeting – https://www.gotomeeting.com/

Herramientas de Colaboración del Proyecto Criterios de Selección

Para ser útil para ti y tu equipo, las mejores herramientas de colaboración en línea incluirán algunos componentes esenciales que se describen a continuación.

  1. Discusiones del proyecto: por naturaleza, las herramientas de colaboración grupal deben involucrar al grupo. Las funciones de discusión incluyen conversaciones, menciones, comentarios, chat grupal y discusiones privadas 1-a-1. Las aplicaciones más robustas también ofrecerán herramientas de voz y videoconferencia.
  2. Carga y uso compartido de archivos: la herramienta debe proporcionar una infraestructura organizada para la carga de archivos, así como niveles adecuados de permisos para compartir archivos con contratistas, clientes, socios, etc. Las agencias creativas se beneficiarán de las funciones de creación conjunta de archivos (como la edición sincronizada en tiempo real y las pizarras virtuales compartidas). Las agencias que comparten archivos con los clientes se beneficiarán de un portal de clientes personalizable que proporciona un acceso fácil y directo a los archivos compartidos.
  3. Lista de tareas y asignación de tareas: las tareas deben poder verse en varios diseños, con la capacidad de asignar prioridad y miembros a la tarea. Esto debe incluir un calendario y un sistema de notificación para el seguimiento de los plazos, actualizaciones y fechas límite.
  4. Eventos / hitos del proyecto: la herramienta debe proporcionar una visión general de la línea de tiempo del proyecto con la capacidad de establecer y realizar un seguimiento de los hitos. Esto es un diagrama de Gantt o un informe similar que muestra tareas, subtareas, fechas de inicio y finalización, dependencias y recursos asignados.
  5. Integración (con otros tipos de herramientas): la colaboración en el entorno laboral de hoy requiere uso compartido—la comunicación y colaboración—en múltiples plataformas. Tus necesidades de integración son específicas, pero una buena herramienta de colaboración debe incluir lo básico: integración con aplicaciones de programación de recursos, aplicaciones de documentación de Google y Microsoft, herramientas de rastreo de tiempo y aplicaciones de comunicación.
  6. Precio: incluimos información básica de precios para cada aplicación para facilitar la evaluación. Ten en cuenta que el precio promedio para las herramientas de colaboración ronda los $8/usuario/mes.

¿Cómo Elegir la Mejor Herramienta de Colaboración en Línea Para su Equipo?

Antes de elegir una herramienta de colaboración para proyectos, reduce tus opciones considerando estas preguntas:

¿Para Qué la Necesitas?

Haz una lista de sus requisitos y priorícelos. Por ejemplo, algunas herramientas de colaboración en equipo están diseñadas teniendo en cuenta los equipos creativos, teniendo en cuenta las pizarras virtuales y las herramientas interactivas de mapeo de ideas, mientras que otras son adecuadas para equipos que requieren un flujo de trabajo estructurado y automatizado para administrar dependencias de tareas complejas. Algunas herramientas son más adecuadas para los entornos orientados al cliente que otras; si te mantienes en estrecha colaboración con socios y clientes, asegúrate de que tu herramienta de colaboración facilita esto con múltiples niveles de permisos para compartir comunicaciones, actualizaciones y archivos de proyectos.

¿Cuál es el Tamaño de tu Equipo?

¿Cuántas personas utilizarán la herramienta de colaboración y dónde están? El hecho de que tu equipo sea pequeño no significa que puedas salir adelante con algo liviano. Por ejemplo, un equipo pequeño que es completamente remoto probablemente requerirá una de las herramientas de colaboración grupal más sólidas, en contraste con un equipo que comparte una oficina. Si trabajas con un gran número de contratistas, necesitas una herramienta que te permita colaborar con terceros. Si tienes un numeroso equipo de desarrolladores, tener una wiki del equipo, junto con un montón de almacenamiento para la documentación, será una consideración importante.

¿Cómo Encajaría Eso en tu Flujo de Trabajo?

¿Tu equipo siempre está en línea o necesitas algo que funcione sin conexión? ¿Qué tan bien encaja con todas las demás herramientas? Se pueden usar muchas herramientas de colaboración para reemplazar una combinación de las existentes, realizando las funciones de aplicaciones para compartir archivos y aplicaciones de comunicación, todo en uno.

¿Cuánto Tiempo Toma Configurarlo?

¿Es fácil de implementar? ¿Importa datos de las herramientas que está utilizando actualmente? ¿La aplicación ofrece soporte técnico (y lo necesitarás)? Finalmente, verifica si la solución tiene su propio alojamiento o si tú mismo mantendrás la infraestructura detrás de ella.

¿Qué es la Curva de Aprendizaje?

¿Qué tan fácil será integrar a los miembros del equipo?

¿Cuánto Cuesta?

La mayoría de las aplicaciones cobran por usuario, por mes. Si planeas hacer crecer tu equipo, ¿cómo afectará el aumento de precio a tu presupuesto? Del mismo modo, ¿necesitarás ampliar las capacidades de la aplicación, pagando por una funcionalidad adicional a medida que tu negocio se expanda?

¿Necesitas Ayuda Para Reducir las Opciones?

Esta herramienta es bastante útil. Nos hemos asociado con Crozdesk para brindarte acceso a su “Buscador de software”.

Si ingresas algunos de los detalles sobre tu proyecto y las funciones que buscas en una herramienta de administración de proyectos, generará una lista de herramientas que coinciden con tus preferencias. Sólo debes proporcionar tu correo electrónico y te enviarán una bonita guía en PDF con un resumen de las mejores coincidencias.

¿Qué Opinas?

Esta es sólo una pequeña lista de las muchas herramientas de colaboración que existen. ¿Cuáles crees que son las mejores herramientas de colaboración online? ¿Cómo decides qué es mejor para tu proyecto y tu equipo?

Ben Aston

About Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

Deja un comentario