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Cómo Hacer Un Plan de Trabajo Perfecto: La Guía Definitiva

By 10/04/2019 No Comments

Saber cómo hacer un plan de trabajo de manera adecuada fue alguna vez el orgullo de la gestión de proyectos. Pero en la era posterior a Waterfall, donde todo es ágil, el humilde plan de trabajo ha adquirido un poco de mala fama. Entonces, ¿qué salió mal con la planificación de proyectos? ¿Sigue siendo útil para la gestión de proyectos?

En esta publicación, vamos a comenzar con algunos conceptos básicos de planeación de trabajo para explicar ‘¿qué es un plan de trabajo?’ y dar un ejemplo de un plan de trabajo simple. A continuación, abordaremos una pregunta difícil: ‘¿es importante tener un buen plan de trabajo?’ Compartiremos una útil infografía de la lista de verificación del plan del proyecto y te brindaremos una guía paso a paso para elaborar un plan de trabajo (o para elaborar un proyecto). Además, estamos incluyendo gran descarga un modelo de plan de trabajo de rediseño de sitio web.

¿Qué es un Plan de Trabajo?

Para no adelantarnos, entremos en sintonía con nuestra comprensión de lo que es un plan de trabajo. Un plan de trabajo es la hoja de ruta, el esquema de trabajo que muestra los pasos que debes seguir para ir de A a B. Muestra cómo pasas de tu estado actual al estado futuro deseado.

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Un plan de trabajo muestra los diferentes pasos para elaborar un proyecto o las distintas fases del mismo y las actividades o tareas en cada fase. Por lo general, muestra cuando una tarea comienza, termina y las interdependencias entre cada tarea. Un plan de trabajo puede ser tan simple como un garabato en la parte posterior de una servilleta, unas pocas líneas en Excel, pero generalmente se presenta como un Diagrama de Gantt y se hace en Microsoft Project, o en una de las alternativas de Microsoft Project en cuanto a herramientas de planificación.

Ejemplo de Plan de Trabajo Sencillo: El ‘Proyecto Para Hacer una Torta’

A continuación se muestra un plan de trabajo sencillo que muestra cuatro fases de un proyecto bastante trabajoso que hemos preparado para ‘hacer una torta’. El plan del proyecto muestra el proceso que se debe seguir para pasar de nuestro estado actual (sin torta) a nuestro estado futuro deseado (comer torta). Nos muestra cuánto tiempo tomará el proceso y el orden que deberá seguir para que se produzca la torta correctamente.

Simple Project Plan Example - Making a Cake

Ejemplo de plan de trabajo simple usando Microsoft Project – Un plan de trabajo para ‘hacer una torta

El plan de trabajo muestra las diferentes fases del proyecto, en negrita como las tareas de resumen, (Iniciación, Planificación, Horneado y Evaluación) y cada una de las subtareas con duración, fechas de inicio y finalización, hitos (los diamantes negros) y dependencias.

Lamentablemente, se evidencia que en este proyecto no se han asignado recursos para ninguna de las tareas, por lo que todavía no tenemos a nadie que realmente haga la torta: ¡Tendremos que encontrar a alguien que la haga! Finalmente, en la parte superior de la imagen, puedes ver que Microsoft Project también nos brinda una descripción general de la línea de tiempo para que puedas ver una vista de 50,000 pies que resume el proyecto, las fases, los hitos y el progreso.

Entonces, en un proyecto sencillo, crear un plan de trabajo es bastante fácil, ¿verdad?

Tres ‘Verdades’ Incómodas Sobre la Planificación de Proyectos

Tal vez un plan de trabajo tenga sentido para hacer un pastel. Pero, para todos aquellos que odian los planes de proyectos, abordemos el tema en cuestión, ¿Los planes de proyecto para un proyecto de TI complejo no son sólo una pérdida de tiempo? ¿El nuevo espectacular mundo ágil no ha eliminado nuestra necesidad de planes de proyectos?

Estos son algunos de los argumentos típicos en contra de los plan del proyecto:

  1. Los planes de proyectos son pura fantasía – sueños que no se basan en la realidad del equipo o tarea en cuestión, que luego se convierten en obstáculos para el gerente del proyecto y el equipo encargado de la entrega.
  2. Los planes de proyecto pueden restringir artificialmente la capacidad de un equipo para iterar y auto optimizarse – si quieres que las personas hagan su mejor trabajo, ¿no deberías eliminar las restricciones que los frenarán?
  3. Los planes del proyecto siempre son obsoletos – ¿Cuál es el punto de tener un plan si nadie se apega a él y éste cambia constantemente?

La alternativa de no planear un proyecto que usualmente se promociona como más “ágil” es simplemente configurar un equipo auto-organizado, darles un breve resumen, informarles los recursos disponibles y comenzar con las iteraciones y dejar que todos trabajen juntos para resolverlo por sí mismos. Estarán más motivados ya que son dueños del ‘plan’ y pueden seguir entregando, probando y aprendiendo hasta que el proyecto esté completo.

¿Por qué Sigue Siendo Importante la Planificación del Trabajo?

¿Es una alternativa viable para nuestros clientes y para nosotros como Administradores de Proyectos? A continuación se explica por qué tanto los clientes como los Administradores de Proyectos aún deben realizar una planificación adecuada del proyecto.

¿Por Qué Los Clientes se Preocupan Por Tener un Plan de Trabajo?

Si estás trabajando con clientes, antes de poder comenzar un proyecto y lograr que el cliente libere el presupuesto, generalmente querrán saber algunos detalles molestos, como:

  • ¿Cuándo va a ser entregado?
  • ¿Cuánto costará?
  • ¿Qué será exactamente entregado?
  • ¿Cómo será entregado?

Si optas por la alternativa de no tener un plan de trabajo, es difícil responder a estas preguntas aparentemente básicas de administración de proyectos.

En respuesta a estas preguntas, una respuesta típica que podrías obtener es: “Nadie puede saberlo: todo dependerá de la velocidad del equipo”. Eso tal vez sea cierto, pero los clientes generalmente necesitan saber qué reciben, cuándo y cuánto, antes de firmar un proyecto. Así que puedes terminar en un punto muerto y el proyecto no inicia.

¿Por Qué Los Gerentes de Proyectos se Preocupan Por Los Planes de Trabajo?

Sin embargo, no solo los clientes se preocupan por los planes de proyectos. Como Gerente de Proyectos, necesitas saber más que sólo los detalles que los clientes necesitan saber sobre tus proyectos. Una vez que el proyecto comience, necesitarás el plan del proyecto para determinar si va por buen camino.

Debes saber si el proyecto cumple con el presupuesto, el cronograma y los criterios de calidad para que ofrezca los resultados esperados. No puedes saber eso a menos que tengas algo contra lo que medir.

7 Razones Por Las Que un Plan de Trabajo es Importante

He aquí siete razones por las que los planes de proyecto son probablemente la pieza más importante de la documentación del proyecto.

7 reasons why project plans matter infographic

Un plan de trabajo:

  1. Aclara el proceso y las actividades que conducirán a los productos y resultados del proyecto.
  2. Te brinda información que permite estimar adecuadamente y definir los productos y el alcance de un proyecto.
  3. Te permite visualizar todo el proyecto y ver las interdependencias entre las tareas
  4. Quién hace qué tarea, cuándo y pronostica tus necesidades de recursos
  5. Brinda hitos para rastrear el progreso del proyecto (y las fechas para las aprobaciones de los clientes)
  6. Te permite establecer una línea de base y hacer un seguimiento del progreso de tu proyecto de manera adecuada
  7. Facilita llegar a un acuerdo sobre la fecha de lanzamiento

Sin embargo, el plan de trabajo debe ser mucho más que una hoja de ruta. Para darle al cliente una vista completa del proyecto, debe combinarse con un presupuesto y una declaración de trabajo también.

Volvamos a esas ‘verdades’ incómodas sobre la planificación de proyectos. La planificación adecuada del proyecto no es difícil, pero lleva tiempo hacerla correctamente. Y no es una cosa de una sola vez, no es como que creas un plan y luego lo refinas continuamente. Incluso si estás ejecutando un proyecto ‘ágil’, todavía necesitas una dirección clara: una idea de lo que vas a crear, cómo lo vas a crear y cuándo sabrás que está terminado.

Necesitas un plan de trabajo para mostrar tu enfoque: cómo tomarás el proyecto desde el inicio hasta el cierre y el proceso que se llevará a cabo para llegar hasta allá. Es importante que los clientes participen en el proceso del proyecto para que comprendan las limitaciones y el alcance del trabajo. También les ayudará a comprender si el trabajo propuesto entregará lo que quieren y si el proceso que estás proponiendo obtendrá los resultados por los que están pagando.

Un plan de trabajo es fundamental para que todos estén en la misma página con lo que se va a hacer para lograr los objetivos del proyecto. Un plan de trabajo documenta el proceso y las actividades que se unen para lograr que se materialice algo increíble.

Las 5 Grandes Preguntas del Plan de Trabajo

Pero antes de comenzar a crear el plan del proyecto, debes comprender el resumen del proyecto: lo que estás tratando de hacer y lograr. Sin entender los objetivos del proyecto y el resumen, no hay manera de cumplirlos. Como mínimo, debes estar claro en:

  1. ¿Por qué? Los objetivos estratégicos del proyecto.
  2. ¿Qué? Los resultados de las actividades (o procesos).
  3. ¿Cuando? Los plazos y dependencias.
  4. ¿Cómo? El proceso o metodología.
  5. ¿Quien? El cliente y su equipo de partes interesadas.

Por lo general, una buena reunión de inicio del proyecto nos ayudará a elaborar un resumen del proyecto adecuado porque nuestro plan de trabajo siempre debe trabajar para alcanzar los objetivos del proyecto. Si no entiendes el punto, o el por qué haces un proyecto, puedes terminar en el camino equivocado. Es posible que no concentres los recursos en nuestro proyecto tan bien como podrías hacerlo; puedes incluir en el proceso actividades redundantes y esto puede producir resultados poco útiles.

¿Cómo Hacer un Plan de Trabajo Perfecto en 10 Pasos?

How to create a perfect project plan - infographic

¿Cómo Hacer un Plan de Trabajo?

¿Entendiste todo? Ahora puedes empezar a crear un plan de trabajo. Hemos creado esta lista de verificación del plan de gestión de proyectos como una especie de guía para crear un plan de trabajo que aplique a cualquier proyecto, ya sea un gran pastel, una gran plataforma de sitios web o incluso algo no digital. Los principios y pasos son los mismos.

Una vez que hayas completado el plan de trabajo, estarás equipado con la información necesaria para completar la planificación del proyecto y los detalles que necesitarás para obtener un cálculo del costo, un enunciado de alcance del proyecto y comenzar el proyecto.

Lista de Verificación de la Gestión del Proyecto:

En esta lista de verificación de la gestión del proyecto, hemos simplificado el proceso de cómo elaborar un plan de trabajo en diez sencillos pasos. Son los elementos básicos que debes dominar para determinar cómo realizar un plan de trabajo:

1. Determina Tu Flujo de Trabajo

Haz un plan aproximado. Dibuja el flujo general del proyecto desde la iniciación hasta la finalización. Haz un mapa de cada fase del proyecto y las actividades y tareas probables requeridas en cada fase para completar el proyecto.

Al crear un plan de trabajo, la tentación a veces puede ser comenzar a agregar todas las tareas que necesitas completar. Pero antes de agregar tareas específicas e hitos del proyecto, asegúrate de obtener la estructura general del proyecto correcta. Esto significa definir primero el flujo de trabajo y cuáles serán las diferentes fases del trabajo. Si lo haces bien, harás que agregar tareas específicas sea mucho más sencillo. En esta etapa, no estás pensando en las tareas reales, sino en cómo se pueden agrupar, y los subconjuntos de trabajo dentro de cada fase.

2. Establece Tu Horizonte de Planificación

¿Estás siendo realista? Calcula hasta dónde puedes planear con precisión. Planifica en detalle solo lo que sabes y haz concesiones generosas para el resto del proyecto, para no comprometerte demasiado con tu equipo.

Un horizonte de planificación es la cantidad de tiempo que es factible y viable pronosticar en el futuro al preparar un plan de trabajo. En general, la duración del horizonte de planificación viene determinada por el grado de incertidumbre en el entorno externo: cuanto más alta es la incertidumbre, más corto es el horizonte de planificación. Puede que no sea del todo factible planificar en detalle todo el proyecto, así que planifica en detalle sólo lo que sabes, en la fase en la que se encuentra, y haz concesiones generosas para el resto del proyecto.

3. Divídelo

Entra en detalle. Divide las fases y tareas del proyecto en subtareas pequeñas, que no duren más de unos pocos días cada una. Esto hace que sea más fácil identificar si faltan algunos pasos y que tu equipo los pueda estimar más fácilmente.

Con el flujo de trabajo establecido, el horizonte de planificación definido, la planificación de alto nivel debe comenzar a ser más detallada, debe dividirse en tantas subtareas pequeñas como sea posible. Cuando intentes estimar con precisión cuánto tiempo tomará una etapa del proyecto, es importante dividir las tareas en la mayor cantidad posible. Esto significa tomar una tarea y definir todas las sub-tareas que hacen la suma de esa tarea, y para esas tareas, hacer lo mismo para que a cada sub-tarea pueda asignársele una escala de tiempo específica.

4. Pregunta, No Adivines

No inventes. Dale a tu equipo el contexto, una cifra aproximada para comenzar, y ayúdalos a colaborar para estimar adecuadamente. Comparte suposiciones, dependencias y descubre quién puede hacer qué, cuándo.

Cuando estés bajo la presión de producir un plan de trabajo , lo más fácil es adivinar cuánto tardarán en completarse cada una de estas partes constituyentes. Esa es una opción, pero no es inteligente. Adivinar no sólo te dará un mal plan de tiempo, no te dará ninguna base para las discusiones con el cliente, y no habrá nadie más a quien culpar si estimas incorrectamente.

5. Cuestiona al Preguntar

Cuando tu equipo te dé un estimado, sigue preguntando “por qué” y “cómo” para ayudarles a pensar en su enfoque, identificar oportunidades de eficiencia y asegurarte de que comprendes lo que está incluido.

Además de pedirle a alguien que calcule cuánto va a durar algo, necesitas ayudarlo a comprender el contexto en torno a su estimación. No sirve de nada preguntarle a alguien cuánto tiempo tomará algo aislado. A medida que te proporcionan una estimación de la línea de tiempo, debes comenzar a preguntar cómo llegaron a esa cifra. Habitualmente descubrirás que, a medida que comiences a desentrañar los detalles de su estimación, empezarán a pensar en elementos que olvidaron incluir y comenzarás a comprender las dependencias en torno a las tareas individuales.

6. Haz Tiempo Para Enmiendas

Las enmiendas o cambios a un proyecto son inevitables. Tómate un tiempo para revisar y modificar los ciclos, tanto internamente como con los clientes.

Una cosa que a menudo se pierde en la creación de un plan de trabajo es hacer tiempo para revisar y modificar los ciclos. Las enmiendas o cambios a un proyecto son inevitables. A los clientes les gusta cambiar las cosas y poner su marca en un proyecto. Por lo tanto, no importa qué tanto crees que estés en armonía con tu cliente en un proyecto, debes permitir las enmiendas.

7. Idea Algo Por Si No Va Acorde al Plan

Los proyectos nunca van acorde a lo planeado. La simple planificación del mejor escenario el Plan A, no es suficiente, también necesitas elaborar el Plan A, el Plan B y el Plan C.

Pisar la línea entre el optimismo y el pragmatismo puede ser difícil al pensar en cómo elaborar un esquema o plan de trabajo. Crear un plan de trabajo que brinde la flexibilidad para minimizar un cambio imprevisto es fundamental para el éxito del proyecto. La simple planificación del mejor escenario el Plan A, no es suficiente, también necesitas elaborar el Plan A, el Plan B y el Plan C.

8. Termina Bien

Terminar el proyecto en buena forma puede ser algo complicado. Haz un plan sólido y haz tiempo suficiente para las fases finales del proyecto a medida que cargas contenido, control de calidad, pruebas, obtienes aprobaciones, realizas cambios de DNS e implementas en producción.

La planificación de las fases finales de un proyecto en funcionamiento puede parecer una de las más sencillas. ¡Termínalo y ponlo a funcionar! Sin embargo, las etapas finales de un proyecto pueden ser las más complejas, ya que las dependencias se realizan plenamente y la importancia de contar con un plan adecuado para garantizar que todo se pueda implementar luego y que el proyecto se cierre correctamente es importante.

9. Revisión y Optimización Posterior al Proyecto

El lanzamiento no es el final del proyecto. Incorpora en el plan del proyecto una fase para pruebas y análisis posteriores al lanzamiento para medir el rendimiento, realizar las optimizaciones necesarias y tomar nota de todas las lecciones aprendidas, asegurando así que se cumplan las metas y objetivos de tu plan de trabajo.

Una de las partes más olvidadas cuando pensamos en cómo hacer un plan de trabajo de un proyecto es lo que sucede cuando se pone en marcha. En la euforia y la emoción de entregar un proyecto, la programación del cierre efectivo de un proyecto a veces se pasa por alto. Con demasiada frecuencia, un plan de trabajo terminará con un solo hito, la fecha en vivo del proyecto. Si bien un proyecto puede estar funcionando, no se termina. De hecho, el final de la primera fase de un proyecto realmente debería estar marcando el inicio de la siguiente fase.

10. Hitos y Líneas Base

Mantén tu proyecto encaminado utilizando hitos para que el equipo del proyecto y el cliente estén al tanto de las fechas clave. Monitorea el progreso utilizando líneas base para seguir el progreso en comparación con el plan de trabajo original.

Con el fin de ayudarte a realizar un seguimiento de si tu proyecto se está ejecutando o no según lo programado, asegúrate de que esté lleno de hitos, de modo que cuando comience el proyecto, todos tengan claro cómo se medirá el progreso y que quede claro rápidamente si el proyecto está atrasado. El uso de hitos garantiza que cuando se inicie el proyecto, el equipo del proyecto y el cliente tengan claras las fechas clave que el proyecto debe cumplir para mantenerse encaminado.

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Ben Aston

About Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

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