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Cómo Preparar un Informe de Avance de un Proyecto

By 23/04/2019 julio 17th, 2019 No Comments

Un Informe de Avance de un Proyecto es precisamente, el estado actual de tu proyecto. Es una herramienta importante de comunicación, ésta es utilizada por los productores y los gerentes de proyectos para proporcionar información acerca de lo que está pasando a los clientes, a los miembros del equipo y a las partes interesadas. Por ello, es de suma importancia estar al tanto de cómo hacer un reporte o informe de avance.

Si bien existen muchos formatos diferentes para realizar informes de avance de los proyectos, hay aún más formas de hacerlos pesados, molestos y, en última instancia, que no sean leídos por tus clientes y equipo.

Lo que hablaremos en este artículo es:

  1. Qué elementos críticos incluye un Informe de Avance de un Proyecto
  2. Elementos opcionales y lo que se debe evitar en el Informe de Avance de un Proyecto
  3. Pasos para crear un Informe de Avance semanal

Incluso, te proporcionaré una lista de verificación y un formato de reporte de actividades (informe de avance) para que así seas exitoso.

¿Qué es un Informe de Avance del Proyecto y Por Qué es Importante?

Un informe de avance de un proyecto incluye todos los esfuerzos críticos para la empresa, el progreso y el riesgo asociados a un solo proyecto. Un vistazo de dónde están ubicadas las cosas.

Los mejores informes de avance de un proyecto crean responsabilidad y compromiso dentro del equipo. Al mismo tiempo, descubren problemas, reducen los riesgos y, sobre todo, garantizan que te encuentres encaminado a cumplir los objetivos de tu proyecto. Son (casi) tan importantes como la hoja de presentación de un proyecto.

Para los clientes, los informes o reportes de avance del proyecto proporcionan valor. Confían en que su dinero está siendo valorado. Puede hacerlos quedar bien ante sus jefes, se aseguran de que sigan siendo financiados en el futuro, y también puede salvarlos totalmente porque tienen como prueba un papel en caso de que las cosas no salgan según lo esperado.

Los informes de avance del proyecto se crean después de que tu plan de trabajo esté listo y el proyecto esté en marcha. Si queremos obtener una precisión extrema, se debe realizar durante la fase de Monitoreo y Control. Normalmente, se envían de forma semanal o mensual. Puedes incluso hacerlos a diario, pero solo si es necesario.

Existen una variedad de métodos para entregar los informes de avance de un proyecto. No hay una manera perfecta de hacerlo. A través del correo electrónico, con una herramienta de gestión de proyectos, o de manera verbal junto con un PDF. Las opciones y combinaciones son infinitas.

Los informes de avance del proyecto no son, y no deberían convertirse en una tarea para los productores y administradores de proyecto ya que es parte de las responsabilidades de su trabajo. Es un deber del productor o administrador de proyectos hacer informes de estado significativos y útiles. No solo para “hacer el informe de avance” que nadie lee.

¿Los Informes de Avnce de un Proyecto Varían Entre el Personal Interno y Los Clientes?

La respuesta es “a veces”. Odio ese tipo de respuesta, pero es así.

Soy de los que piensan que se debe ser siempre transparente con tu cliente. Creo que, si tu cliente lo desea, debe ver la forma en que lideras tu equipo. No deberías “OCULTARLE” nada a tu cliente.

PERO aquí está la excepción.

Tu cliente prefiere ver un contenido en tu informe de avance diferente al que quiere tu equipo. De manera que los informes deben ajustarse absolutamente a sus deseos. Solo asegúrate de entender cuáles son sus expectativas primero.

Cómo Crear un Informe de Avance de un Proyecto

¿Qué Incluye?

Tu informe de estado, debe incluir lo siguiente:

1. Nombre del Proyecto / Nombre del Cliente

2. Visión del Proyecto

Esta debe ser una oración simple que indique cuál es tu proyecto y cuál es el objetivo o visión principal. La buena noticia es que una vez que esté listo, no será necesario que lo revises.

Ejemplos:
  • Aumentar las ventas en línea de kombucha mediante la implementación de una campaña de marketing por correo electrónico.
  • Buscar que clientes calificados “compren” kombucha a través de dispositivos móviles basados ??en una interfaz de usuario mejorada.
  • Lanzar un sitio web para junio de 2018 que permita a los clientes comprar Killer Kombucha y dar a conocer que Killer Kombucha es el producto de mayor calidad y mejor sabor en su categoría.

3. Salud del Proyecto

Hay varias maneras diferentes para dar a conocer esto, pero me gusta bastante el “método del semáforo”. Verde para indicar que está bien. Amarillo para indicar que hay algunos problemas. Rojo para indicar ”esto es un gran desastre”. Una nota de apoyo siempre es útil.

Ejemplo:
  • Verde: hemos obtenido la aprobación de los diseños de correo electrónico. No hay problemas de presupuesto en este momento.

Otro elemento que te recomiendo que incluyas serían los gastos que se tengan en el proyecto y su línea de tiempo. Al proporcionar a tu cliente y equipo actualizaciones periódicas sobre el desempeño del proyecto en relación con el presupuesto y el cronograma, fomentará el manejo de la información y el valor de los esfuerzos realizados en el proyecto. Este también es un GRAN registro para que veas las tendencias y evites que tu proyecto no salga según lo esperado.

weekly project status report example - project health

Ejemplo de informe de avance del proyecto semanal: incluye la salud del proyecto.

4. Lo que Realizamos en la Línea de Tiempo Actual

Debe enlistarse en formato de viñetas. Mantenlo corto y simple. No busques explicar el “cómo” sino el “qué”.

Ejemplo:
  • Se obtuvo la aprobación de 3 diseños de correo electrónico

[con enlace al resultado aprobado]

  • Transferencia completa al equipo de desarrollo y plazo de entrega confirmado

5. Lo que Planeamos Realizar en la Próxima Línea de Tiempo

Lista de tareas clara y precisa que debe ser presentada en formato de viñeta.

Ejemplo:
  • Desarrollar los tres correos electrónicos
  • Realizar el control de calidad interno y las pruebas
  • Pasar el control de calidad al cliente y las pruebas

6. Problemas / Obstáculos

Aquí es donde puedes prever cualquier problema u obstáculo que te impida avanzar.

Ejemplo:
  • Si no obtenemos comentarios de los clientes antes del 06/02, estaremos en peligro de no poder enviar el correo electrónico a los consumidores el mismo día en que el producto estará disponible en las tiendas.

7. Próximas Tareas y Actividades

Una vista superficial de lo que está sucediendo. ¿Hay algo que el espectador deba revisar? ¿Qué viene después?

Ejemplos:
  • dd/mm: chequeo de calidad del cliente y pruebas
  • dd/mm: implementación del correo electrónico
weekly project status report example

Ejemplo de informe de avance del proyecto semanal.

Aquí Hay Algunos Elementos Opcionales Que Puedes Incluir Según tu Proyecto:

  • Enlaces al cronograma de tu proyecto
  • Enlaces a las entregas completas
  • Elementos de acción
  • Divertidos gifs, enlaces a las listas de reproducción del equipo, etc.
  • Agradecimientos semanales a miembros del equipo y clientes
  • Enlaces a artículos relevantes o tendencias de la empresa
  • Un registro de RAID

No Incluyas Esto:

  • Comentarios irrespetuosos
  • Habladurías
  • Preguntas

Práctica Para el Informe de Avance del Proyecto

Bien, ahora que sabemos lo que es y lo que incluye, aquí te indicamos cómo se hace un informe de avance.

1. Redacta un Primer Borrador (Feo)

Lo primero que harás para aprender cómo hacer un informe de actividades es crear un primer borrador (feo) de tu informe. Aprendí acerca de esto en “Todos escriben” por Ann Handley y lo he aplicado en mi trabajo como gestora de proyectos.

Básicamente, aquí es donde simplemente vomitas palabras en tu formato de informe establecido sobre todo lo que sabes del proyecto. Para mí, este es el momento en el que veo hacia el pasado y veo hacia el futuro de lo que está pasando. Este ejercicio es importante porque te permite realmente pensar y digerir los acontecimientos de tu proyecto. Te permite descargar toda la información, sin castigarte por cambiar y rehacer durante el proceso.

Luego, tómate un descanso.

2. Edítalo

Regresa y edita tu reporte de proyecto (otra manera de llamar al informe de avance). Debes asegurarte de que tu reporte de proyecto sea preciso y esté libre de errores. Enviar reportes perfectos le muestra a tus clientes y a tu equipo que has dedicado tu tiempo y tu mente al reporte de proyecto, que es importante y valioso. Errores simples pueden dar a entender que no te importa.

En cuanto a lo que lleva un reporte de proyecto perfecto, verifica que tu reporte incluya lo siguiente:

  • Nombre del Proyecto / Nombre del Cliente
  • Visión u objetivo del proyecto
  • Salud del proyecto
  • Lo que se realizó en la línea de tiempo actual
  • Lo que planea realizar
  • Problemas / Obstáculos
  • Próximas Tareas y Actividades

También…

  • No hables demasiado. Di las cosas de manera más sencilla, más directa.
  • Corrige gramática, la puntuación y la ortografía.
  • Agrega aquello que hayas olvidado o que hayas cambiado de tu primer borrador.
  • ¿Se puede reducir a una página? No es necesario, pero esto ayudará a evitar la sobrecarga de información.

3. Envía y Entrega

Ahora ya has creado tu reporte de actividades laborales y está listo para enviarse. ¡Bien hecho! Estos son algunos consejos para garantizar que el equipo y tu cliente la hayan recibido positivamente.

Endúlzalo Antes de Enviarlo

Lo importante aquí es que endulces un poco a tu equipo y a tus clientes. Aprendí esta valiosa habilidad de un jefe hace unos años. Sé amable y gentil. Haz todo lo posible para entregar este informe de avance con una dosis de alegría escrita. En otras palabras, evita sonar como un robot.

Los informes de avance de un proyecto se recibirán de más positivamente con una nota reflexiva en lugar de solo un enlace que diga “ver aquí”, lo cual le da a entender a los demás que el documento no es importante.

Entrégalo Junto a Una Reunión de Avance

Es común que los informes de avance se emitan al mismo tiempo que una reunión de informe de avance. Sirve como una agenda general y deja atrás el tema para otros. Esto no es obligatorio, pero sin duda brinda una gran oportunidad para que el equipo y / o el cliente discutan el proyecto y consideren los riesgos, desafíos o inquietudes. Vuelve a entregar el informe de avance si se han realizado cambios durante la reunión de avance.

Formas Efectivas de Enviar un Informe de Avance

Slack, correo electrónico, Basecamp, Teamweek, etc. Elige un método y mantenlo. Intentaré convencerte para que evites enviarlo a través de múltiples medios, esto es menos trabajo para ti mismo y al mismo tiempo te aseguras que la audiencia sepa cómo y cuándo será entregado el informe.

4. Confírmalo

Lo último que debes hacer es “enviar” el informe de avance y verificar. Tu equipo y cliente tienen la responsabilidad de leerlo; es tu trabajo hacer un seguimiento para ellos cumplan su responsabilidad.

Solicita a la audiencia de tu informe que confirme que ha leído el informe en un período de 24 horas luego de haberlo enviado. Un simple “entendido” o un emoji de aprobación por medio de Slack es genial. ¿Tienen preguntas? Tienes que asegurarte que el informe de avance del proyecto está siendo leído y también es una herramienta eficaz para la comunicación durante el proyecto.

Mantén contacto directo con aquel que no responda. No le respondas ni llames a todos. Eso es aburrido.

5. ¡Enjuaga y Repite!

El último consejo que tengo para ti es pedirle a tu audiencia que te brinde retroalimentación. Este es un documento para ellos. Debes asegurarte que esté siendo de ayuda para el proyecto, no que lo perjudique.

Verifica de vez en cuando para ver si hay algo que se pueda quitar, incluir o mejorar de manera que tus informes de avance sean más útiles para tu equipo y tus clientes.

Modelo de Informe de Avance de un Proyecto

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