Estimar costos es difícil: crear un presupuesto de proyecto que de verdad funcione para tu agencia y tus clientes es prácticamente un arte.

¿Cómo puedes hacerlo bien? Comienza leyendo esta guía para la estimación de costos, donde aprenderás:

También podrás descargar un modelo de presupuesto de proyecto para el rediseño de un sitio web. Al final de esta publicación, sabrás qué tipo de estimación utilizar, cuándo, y los pasos y herramientas para administrar el presupuesto de tu proyecto.

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Conceptos Básicos Sobre el Presupuesto del Proyecto y la Estimación

Te guste o no, el dinero es muy importante.

Acertar al momento de crear los presupuestos para tus proyectos y controlar los costos es esencial para el éxito del proyecto. Los presupuestos son generalmente el factor principal que supera a todo lo demás, y son (muy a menudo) la razón por la cual terminamos necesitando resolver conflictos entre las agencias y los clientes.

También hay mucha presión. El proceso de estimación de costos puede ser estresante y aterrador; siempre hay conjeturas involucradas (de ahí que sea una estimación de costos, no un pronóstico preciso) y si te equivocas con el presupuesto del proyecto, como gerente del proyecto, puedes verte envuelto en muchos problemas.

Administrar los presupuestos del proyecto con éxito no es nada sencillo. Pero, si sigues los pasos para estimar adecuadamente, y lo combinas con un enunciado del alcance del proyecto bien escrito, puedes estar seguro de que el presupuesto de tu proyecto no te defraudará. ¡Continúa leyendo para encontrar todo lo que necesitas para comenzar a crear presupuestos que de verdad te funcionen!

Primero, cubramos lo básico. A continuación encontrarás las respuestas a algunas preguntas frecuentes en cuanto a la estimación, así como una lista de herramientas útiles para administrar estimaciones y presupuestos. No harán todo el trabajo, pero las herramientas de estimación de costos del proyecto pueden rastrear y proporcionar información del proyecto que se alimenta de tus estimaciones y planificación presupuestaria.

Los Mejores Estimadores de Costos de Proyectos

No hay muchas herramientas estimadoras de costos ‘puras’, pero aquí tienes algunos programas de administración de proyectos que incluyen herramientas para la estimación de costos de proyectos, como la funcionalidad de control de tiempo y presupuesto que hacen que las estimaciones de proyectos sean más precisas.

  1. Microsoft Excel – estimador de costos de proyectos ampliamente utilizado con muchos modelos de estimación de proyectos para Excel.
  2. Google Sheets – herramienta gratuita de estimación de costos de proyectos que presenta una alternativa a Excel.
  3. Price&Cost– herramienta de estimación y gestión de costos SaaS para administrar las finanzas del proyecto.
  4. BrainLeaf – herramienta de alcance del proyecto que ayuda a estimar con precisión los costos del proyecto.
  5. Eastimate – herramienta de estimación SaaS gratuita para crear estimaciones y líneas de tiempo en colaboración.
  6. Simplestimate – herramienta gratuita SaaS para la estimación de costos de proyectos con una capacidad muy completa para la estimación de costos y de fácil uso compartido.
  7. Web Development Project Estimator – estimador de costos de proyectos simple para estimar el tiempo y los materiales para proyectos web.
  8. Wrike – herramienta de software de gestión de proyectos completa con funcionalidad de estimación de costos.
  9. CMAP Software – programa de estimación con una interfaz limpia; Produce estimaciones para proyectos complejos.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es una estimación de proyecto?

Definición de la Estimación del Proyecto

Dentro de la gestión de proyectos, la estimación es simplemente un cálculo aproximado del esfuerzo y el costo que puede tomar completar un proyecto. No es una garantía del costo final; en cambio, proporciona al cliente una cotización o guía (a menudo un cálculo aproximado del alcance) de cuánto podría costar hacer o entregar algo para que puedan brindar el presupuesto para comenzar con el proyecto. Las estimaciones presupuestarias se realizan antes de que se inicie oficialmente un proyecto.

¿Por qué las estimaciones son tan importantes?

Razones Por Las Cuales Debes Realizar Una Estimación

Estimar puede parecer un proceso doloroso, pero es crucial. Y si bien puede ser tentador copiar y pegar una estimación de costos y enviarla, es importante que los gerentes de proyecto comprendan que cada estimación de costos es diferente. La estimación es una parte fundamental del rol de la gestión de proyectos: el proceso de calcular cuánto podría costar un proyecto es importante para definir los parámetros de un proyecto.

A continuación, le explicamos por qué debes calcular el costo de tu proyecto antes de comenzar:

  1. Las estimaciones te brindan un precio: necesita saber cuánto le cobrarás a los clientes (y cuándo) para que puedan decidir si vale la pena la inversión y así continuar con el proyecto.
  2. Las estimaciones del proyecto proporcionan claridad: cuando sabes con cuánto presupuesto cuenta un cliente, el proceso de producir una estimación de costos ayuda a definir el enfoque, ya que el equipo deberá trabajar en conjunto para definir el enfoque general, los roles, las responsabilidades, los resultados, el proceso y el plan para los recursos.
  3. Las estimaciones proporcionan hitos: al dividir un proyecto en fases y tareas, con un nivel de esfuerzo asignado a cada una, la estimación de costos brinda la oportunidad de ‘verificar el estado’ de un proyecto para así saber si está encaminado o no.
  4. Las estimaciones dictan un plan de recursos: al definir el enfoque y la estimación, también define el nivel de esfuerzo que puedes aplicar al proyecto que a veces requiere establecer un límite de tiempo para algunas actividades o limita la cantidad de supervisión.

¿Qué se incluye en una estimación del proyecto?

Partes de la Estimación del Proyecto

Esto es lo que una típica estimación le mostrará al cliente. Una estimación básica toma en cuenta:

Las tareas (qué se va a hacer)

Los recursos (por quién)

La tasa (a qué tasa de facturación, en qué moneda, con cuánto impuesto)

La duración (por cuántas horas o días)

+ cualquier recargo y gastos/costos de terceros (tales como alojamiento, fotografía, transporte o de subsistencia)

_____________________________

= total estimado

¿Cuál es la diferencia entre una estimación y un presupuesto?

Estimación vs. Presupuesto

Una estimación es una aproximación, mientras que un presupuesto es algún tipo de plan financiero. Por lo general, una estimación del proyecto se convierte en un presupuesto del proyecto después de que el cliente aprueba dicha estimación del proyecto. El presupuesto del proyecto determina el costo total asignado por el cliente para el proyecto.

¿De verdad importa la estimación en proyectos ágiles?

Estimación Para Proyectos Ágiles

En un mundo ágil, posterior a la era de Waterfall, existe una tendencia a no tratar de dar estimaciones de costos en horas o días. Después de todo, ¿cuándo los costos estimados terminan siendo correctos? La alternativa es simplemente dimensionar las tareas y comenzar un proyecto, ver cuánto se puede lograr y luego calcular cuánto se podrá lograr cuando hayas establecido tu velocidad. A primera vista, suena genial: no tienes que proporcionar estimaciones reales y solo sigues gastando hasta que quedarte sin efectivo. Si logras salirte con la tuya, entonces todo bien. No sigas leyendo.

El problema es que eso no sucede muy seguido. Si los clientes van a embarcarse en un proyecto, necesitan saber cuánto costará para poder calcular si vale la pena llevarlo a cabo. Deben poder calcular el RDI (retorno de inversión) y decidir si los beneficios de los proyectos superan los riesgos y los costos. Y para eso, necesitan una estimación de costos.

¿Es mejor sobreestimar o subestimar proyectos?

Sobreestimación vs. Subestimación

¿Quieres ir por lo seguro? Una de las responsabilidades de los gerentes de proyectos es entregar proyectos de manera rentable y dentro del presupuesto. Por lo tanto, la opción fácil y segura puede ser sobreestimar y añadir mucha ‘grasa’, o “rellenar la estimación”, para garantizar que no superarás el presupuesto del proyecto. Pero ir por lo seguro podría costarle a tu agencia todo el proyecto: si calculas demasiado alto, el proyecto podría descartarse por ser demasiado costoso y nunca comenzar.

La otra tentación, especialmente si te agrada la gente (o el cliente), es arriesgarse: elaborar un presupuesto que sabes que no será lo suficientemente alto, pero que será aceptable para el cliente. Eso tampoco es bueno, ya que simplemente posterga las difíciles discusiones de necesitar más presupuesto.

La respuesta real: camina por la cuerda floja

Obtener el equilibrio correcto entre estimar demasiado alto o bajo te permite manejar la tensión entre los elementos de seguridad y riesgo: crear una estimación de costos que el cliente puede cubrir, pero que es lo suficientemente alta como para permitirte cumplir con el presupuesto.

Tipos de Modelos de Precios de Agencias

Los modelos comunes de precios de agencias incluyen (1) estimaciones de tiempo y materiales y (2) precio fijo. Esta lista no es ni pretende ser exhaustiva, pero al momento de estimar proyectos, ayudará a comprender el tipo de modelo de fijación de precios que utiliza tu agencia para poder crear estimaciones y presupuestos que se ajusten a tu modelo. A continuación, encontrarás una definición simple junto con las ventajas y desventajas de cada modelo de precios.

Tiempo y Materiales (T&M)

Definición

Un tipo de estimación de tiempo y materiales en el que el cliente acuerda pagar en función del tiempo empleado y por los materiales (más recargos), sin importar cuánto trabajo se requiera.

Ventajas

  • La ventaja para el cliente es que puede cambiar de opinión sobre los requisitos, y no tener que preocuparse por tener que cambiar el contrato, y si el trabajo no dura tanto como se estimó originalmente, no pagará por el tiempo no utilizado.
  • La ventaja para la agencia es que si el trabajo lleva más tiempo de lo esperado, el cliente debe seguir pagando. Con un presupuesto de tiempo y materiales, el cliente corre el riesgo.

Desventajas

En realidad, la mayoría de los contratos tienden a ser ponderados a favor de los clientes; Por lo general, los contratos de tiempo y materiales tienen un límite máximo, con un precio máximo garantizado, lo que significa que el cliente recupera el dinero si el proyecto se completa rápidamente y la agencia asume el riesgo y debe pagar los excedentes. Además, debido a que en un contrato de tiempo y materiales, el alcance a menudo no está claramente definido, a veces los clientes comienzan a tratar de ‘disputar’ las horas. Por lo tanto, para este tipo de contratos, es realmente importante mantener planillas horarias limpias y precisas, controlando el tiempo dedicado al proyecto.

Estimación de Precio Fijo

Definición

Una estimación de precio fijo es donde el cliente se comprometió a pagar un precio fijo, independientemente de la cantidad de esfuerzo aplicado al proyecto.

Ventajas

  • La ventaja de las estimaciones de precios fijos para el cliente es que saben que si pueden cubrir el presupuesto para el proyecto, obtendrán todo lo que ofrecido por ese precio.
  • La ventaja de los presupuestos de precio fijo para una agencia es que si logra que el cliente acepte un precio alto y lo entrega de manera más eficiente, puede obtener mayores ganancias.

Desventajas

Los clientes a veces pueden estar nerviosos por las estimaciones de precios fijos (o precios basados ??en el valor) ya que les preocupa que estén pagando un precio demasiado alto por los servicios que se prestan. En consecuencia, los clientes a veces usan los “mejores y finales presupuestos de precio fijo” al momento de vender un proyecto, y tratan de hacer que las agencias peleen entre sí mediante ofertas. Otra desventaja es que si se supera el presupuesto del proyecto, el cliente no pagará más dinero por el proyecto. Con un presupuesto de precio fijo, la agencia asume el riesgo del proyecto, por lo que es importante que el alcance del proyecto esté bien definido.

¿Qué Modelo de Precios de Agencia Debo Usar?

En general:

  • Las estimaciones de tiempo y materiales son excelentes para proyectos donde es difícil estimar con precisión el tamaño del proyecto, o cuando se espera que los requisitos del proyecto cambien.
  • Las estimaciones de precios fijos son excelentes cuando hay poca incertidumbre o riesgo en el proyecto: se acuerda un precio y luego se paga.

Tipos de Estimaciones

¿Cuáles son los tipos de estimaciones? Hay muchos, pero aquí hay algunas de las estimaciones más comunes utilizadas por las agencias digitales:

Estimación aproximada

Haga una estimación aproximada cuando el cliente esté tratando de determinar si tiene el presupuesto para llevar a cabo un proyecto.

El cliente necesitará un cálculo aproximado para decidir si el proyecto será remotamente factible. Por lo general, se calcula una estimación aproximada, por lo que si crees que el proyecto podría costar $ 100k, le darías un rango (-25% a + 50% de variación) de $ 75k – $ 150k, para ver el presupuesto que tiene el cliente.

Estimación del Presupuesto

Utilice una estimación del presupuesto cuando el cliente cree que tiene el presupuesto y necesita más detalles.

Suponiendo que el cliente está contento con el cálculo aproximado del estadio de béisbol provisto, entonces puede elaborar un plan de proyecto rápido, que consiste en un cálculo de costos y un cronograma que puede adaptar al presupuesto del cliente, suponiendo que aún piensa que su estadio de béisbol de $ 100k es exacto, podría dar un (-10% a + 20% de variación) $ 90k – $ 120k rango.

Estimación Definitiva del Enunciado del Alcance del Proyecto

Haz una estimación definitiva del SoW (Enunciado del Alcance del Proyecto) cuando haya completado toda la diligencia debida y necesite la aprobación del presupuesto del proyecto.

Suponiendo que el cliente está listo para empezar, el paso final en el refinamiento de la estimación es reunir el Enunciado del Alcance del Proyecto (SoW) que incluirá la estimación y el presupuesto total del proyecto. Nuevamente, suponiendo que su presupuesto estimado de $ 100k siga en pie, estimarías (0% a + 15% de variación) $ 100k + $ 15k de contingencia.

Por supuesto, puedes saltar directamente a una estimación definitiva del Enunciado del Alcance del Proyecto, pero tener más detalles significa que generalmente tomará mucho más tiempo producirla. Dependiendo del tipo de estimación que se va a producir, puedes usar diferentes técnicas y enfoques de estimación para asegurarte de crear una estimación de costos adecuada y precisa.

Un Ejemplo Simple de un Presupuesto del Proyecto

Hagamos un pastel. Un pastel muy caro.

A continuación, encontrarás una estimación presupuestaria para hacer un pastel. Puedes presentar un documento como este a un cliente y ver si puedes asegurar $ 1000 para comenzar el proyecto de hacer pasteles. Luego, después de refinar el costo estimado, crearías un enunciado del alcance del proyecto y obtendrías la aprobación con una orden de compra.

Así respaldarías tu increíble pastel. Es cierto que es un pastel ridículamente caro, pero bueno, te lo mereces.

project budget estimate example

Ejemplo de presupuesto del proyecto

Este ejemplo de estimación incluye información crítica sobre el proyecto: el nombre del proyecto, el gerente del proyecto y la fecha. La estimación desglosa las tareas dentro de las fases y muestra quién realizará cada tarea, en cada fase del proyecto, y cuánto esfuerzo se aplicará. Es importante destacar que este ejemplo también muestra una estimación de los costos de terceros (que muy generosamente, nosotros no los marcamos) y un resumen estimación, el cual el cliente puede utilizar como su presupuesto. En este ejemplo de presupuesto del proyecto, no incluimos un presupuesto de riesgo, cambio de presupuesto, contingencia o suposiciones porque, después de todo, es solo un pastel.

Una Lista de Verificación Antes de la Estimación: 5 Cosas Que Debes Saber Antes de Crear Una Estimación de Costos

Estás hablando por teléfono con un cliente (mientras éste baja por el elevador, por lo que no puedes escucharlo correctamente).

Quiere una cifra:

“Necesito una aplicación; básicamente como Facebook pero un poco diferente. ¿Cuánto costará eso? ¿Puedes decirme cuánto, hoy? Realmente necesito saber hoy. ¿Bueno…? ¿Qué…? No te puedo escuchar, solo envíame la cifra en un rato. Muchas gracias, adiós.

Muy bien. Antes de comenzar a buscar cifras, debes cubrir esta lista:

  1. Conoce el proyecto
  2. Ten un presupuesto
  3. Ten un plan
  4. Debes saber por qué estás estimando
  5. Debes saber qué tipo de estimación necesitas

1. Conoce el Proyecto

Antes de comenzar a estimar cualquier cosa, lo primero lo que necesitas para que te escuchen es por qué estás llevando a cabo el proyecto en primer lugar. Debes comprender el resumen del cliente, lo que está tratando de lograr y por qué. Debes comprender los resultados deseados del proyecto y cómo sería si tuvieses éxito. Sin esa comprensión básica de los objetivos estratégicos, es difícil saber dónde enfocar el esfuerzo del proyecto.

2. Ten un Presupuesto del Proyecto

Es bueno tener una idea del presupuesto de un cliente antes de comenzar a hacer cualquier cosa. A menudo, un cliente afirmará que no conoce el presupuesto del proyecto, por lo que cuando dice que no sabe, significa que tendrán que discutir algunas opciones.

Primero, comienza alto. Descubre lo que está por encima del presupuesto del proyecto y empieza desde allí. Incluso si creen que no tienen un presupuesto, obviamente tendrán alguna idea de lo que están dispuestos a pagar por algo y de lo que no.

Pero, si puedes ayudar a un cliente al menos a resolver los límites del presupuesto de su proyecto, te ahorrará mucho tiempo al no tener que mirar todas las opciones posibles.

3. Ten un Plan Para el Proyecto

Cuando estés estimando un proyecto, es mucho más fácil hacerlo si tienes al menos un plan de proyecto sencillo. La realidad es que deberás editar el plan del proyecto para sincronizarlo con la estimación, y deberás refinar la estimación para sincronizarlo con el plan del proyecto.

La relación entre la estimación de costos y el plan del proyecto es simbiótica; se alimentan el uno del otro. Si te sumerges directamente en una estimación sin plan, descubrirás rápidamente que necesitarás un plan de proyecto adjunto para que todo tenga algún significado.

Dicho esto, también puede ser útil para la planificación del proyecto el realizar una estimación descendente rápida. Míralo como un boceto del plan del proyecto. Su propósito es ‘probar las aguas’ y calcular cuánto esfuerzo podrías aplicar a las diferentes fases de un proyecto para ver si es factible.

Ejemplo de estimación descendente para un sitio web

Por ejemplo, si sabes que tiene $ 100k para un proyecto de rediseño de un sitio web, puedes dividir $ 100k o 20 semanas de esfuerzo (suponiendo que sean $ 5k / por persona / por semana) como se muestra a continuación:

Presupuesto Esfuerzo (semanas)
Definir $ 10,000.00 2
Crear $ 25,000.00 5
Desarrollar $ 50,000.00 10
Implementar $ 10,000.00 2
Evaluar $ 5,000.00 1
$ 100,000.00 20

 

La creación de este tipo de estimación de costos de alto nivel es muy útil antes de comenzar el plan del proyecto para brindar una evaluación de la cordura al momento de complicar demasiado el proceso. Si no tienes idea del nivel de esfuerzo que puedes aplicar, te encuentrarás a mitad de camino en tu plan de proyecto y te das cuenta de que lo pensaste demasiado.

4. Debes Saber Por Qué Estás Estimando

Responde esta pregunta: ¿Qué estás tratando de lograr con tu presupuesto y la estimación que estás creando?

¿Estás estimando obtener un presupuesto de proyecto preciso? ¿O estás estimando golpear un número específico? ¿Estás tratando de ganar nuevos negocios o vender en un proyecto como líder de pérdidas para obtener más trabajo en el futuro? ¿Quieres invertir mucho en el descubrimiento inicial, que se puede aprovechar para un grupo de proyectos en el futuro, o es un proyecto técnico arriesgado donde se debe asignar más esfuerzo para el desarrollo?

La estimación de costos siempre tendrá un contexto. Conocer el panorama general te asegurará que no perderás el tiempo produciendo algo que podría ser técnicamente correcto pero totalmente inapropiado para el proyecto.

5. Debes Saber Qué Tipo de Estimación Necesitas

En el período previo a la aprobación de un presupuesto del proyecto por parte de un cliente, hay un proceso para definir el presupuesto. Entonces, ¿cómo te aseguras de que no estás perdiendo el tiempo, creando una estimación de costos detallada que está fuera del presupuesto de un cliente? En diferentes fases de un proyecto, podemos usar diferentes tipos de estimaciones.

5 Técnicas de Estimación del Presupuesto del Proyecto

¿Cuáles son los métodos de estimación del proyecto en la gestión del proyecto? Hay algunas formas diferentes de estimar un proyecto y vale la pena estar familiarizado con ellas para saber qué técnica de estimación tiene tu proyecto. En esta sección, cubriremos cinco técnicas de estimación:

Project Budget - Cost estimation techniques infographic

Estimación Descendente

Decide el total, luego divide ese total entre las tareas o fases

La estimación descendente es una gran técnica de estimación aproximada que implica tomar un presupuesto del proyecto y dividirlo para asignarle varias horas a fases o tareas de proyecto. Luego, tú decide (sí, adivina) si la cantidad asignada para la fase o tarea es adecuada e intentas ajustar el alcance del proyecto para que coincida con el presupuesto asignado.

Como mencionamos cuando hablamos sobre ‘Tener un plan para el proyecto’: la estimación descendente es una técnica útil en las primeras fases de un proyecto, cuando intentas verificar si el presupuesto de un cliente es suficiente para entregar el proyecto.

La desventaja de la estimación descendente es que es totalmente inexacta, y podría decirse que en realidad no es una estimación: estás dividiendo trozos de presupuesto para diferentes tareas. Se supone que el presupuesto general del proyecto se determina antes de que comience el proyecto y no va a cambiar.

Las ventajas de la estimación descendente es que puede hacerse muy rápido, lo que puede ser muy útil si estás tratando de ayudar a un cliente a determinar si su presupuesto es viable o no. También es útil para ayudar a un cliente a tratar de comprender qué tipo de alcance le podría permitir su presupuesto.

Estimación Análoga

Utiliza datos de proyectos similares para decidir un presupuesto total similar

Otra gran técnica de estimación aproximada es la estimación análoga. La estimación análoga puede sonar elegante, pero solo hace referencia a un presupuesto de proyecto como otros que has hecho antes. Un ejemplo de estimación análoga sería decir: “El año pasado realizamos tres proyectos de diseño de sitios web que nos costaron $ 100k, así que aquí tienes un presupuesto de $ 100k para el diseño de tu sitio web”.

Sencillo, ¿no? Bueno, sí, si realmente tienes datos históricos relevantes que coinciden con precisión con el actual proyecto que estás tratando de estimar. Se supone que tienes datos de proyectos anteriores que son lo suficientemente similares como para brindar una comparación útil.

Las estimaciones análogas también pueden derivarse de ejemplos ajenos a tu experiencia de proyecto (o la de tu equipo) (por ejemplo, aquí hay una encuesta con cifras aproximadas sobre los costos de desarrollo de aplicaciones móviles). Ten un poco de precaución: los ejemplos externos pueden ser un buen lugar para comenzar si nunca antes has realizado ese tipo de proyectos, pero aún tendrás que hacer una buena cantidad de diligencias a medida que desglosas los costos para tu caso específico.

La desventaja de la estimación análoga es que es inexacta. Aunque puede haber similitudes entre los proyectos, los proyectos siempre son únicos: es como tratar de comparar manzanas y naranjas. Además, para que las estimaciones análogas sean viables y útiles, dependen en gran medida de datos históricos precisos.

La ventaja de la estimación análoga es que es muy rápida y fácil, y puede usarse con información limitada disponible sobre el proyecto; de manera similar a la estimación descendente, es una gran técnica de estimación que se utiliza cuando solo necesitas una estimación aproximada.

Estimación Paramétrica

Uso de datos y variables para calcular el total

Si tiene los datos y un poco más de tiempo, una técnica de estimación aproximada potencialmente más precisa es la estimación paramétrica. La estimación paramétrica toma variables de proyectos similares y las aplica al proyecto actual.

Por ejemplo, supón que tienes un proyecto para desarrollar una animación de 2 minutos. Es posible que sepas que el costo de un proyecto anterior de desarrollar una animación de 30 segundos fue de $ 10,000. Luego, podrías extrapolar el costo para el proyecto actual que sería aproximadamente 4 veces el costo, o alrededor de $ 40,000.

La ventaja de este proceso es que es más preciso que la estimación análoga porque emplea más de un conjunto de datos y utiliza la relación estadística entre datos históricos y variables.

La desventaja es que con los proyectos digitales a menudo es difícil encontrar puntos o datos útiles.

Estimación de Tres Puntos

Obtén tres estimaciones diferentes y toma un promedio para calcular el total

Suponiendo que hayas terminado con la estimación aproximada y que el cliente haya solicitado una estimación presupuestaria adecuada, debes comenzar a utilizar técnicas de estimación más precisas. Una estimación por hora por tarea es la más fácil, pero a veces es bueno pensar en rangos y tomar un promedio ponderado.

La estimación de tres puntos es una forma de calcular una estimación de costo realista utilizando una estimación del mejor caso, la estimación del peor caso y la estimación del caso más probable. Hay diferentes formas de usar estos números, dependiendo de cómo quieras ponderar el resultado, pero una forma simple de usar los datos es usar la fórmula

(Mejor + Peor + Más probable) / 3 = Estimación esperada

Como ejemplo, después de discutir con el equipo, estimas el tiempo para diseñar una página web de la siguiente manera:

  • Mejor – 3 horas
  • Peor – 9 horas
  • Más probable – 5 horas

(Mejor + Peor + Más probable) / 3 = Estimación esperada

(3 + 9 + 5) / 3 = 5.7 h

La ventaja de la estimación de tres puntos es que reduce el riesgo: al tener en cuenta el mejor, el peor de los casos y los resultados más probables, obtienes una estimación del proyecto que toma en cuenta parte de la incertidumbre y el riesgo en una tarea.

¡La única desventaja real de la estimación de tres puntos es que toma un poco más de tiempo!

Estimación de Ascendente

Estima todas las partes individuales y súmalas para obtener el total

Cuando estés a punto de crear un enunciado del alcance del proyecto, hacer una estimación ascendente puede resultar útil. La estimación ascendente utiliza una estructura de desglose de trabajo (WBS) que puedes tomar de tu plan de proyecto, y desglosa un proyecto en las tareas individuales, que luego se estiman por separado y se suman para calcular el costo total del proyecto.

La ventaja de la técnica de estimación ascendente es que es más precisa y, al ser granular, permite un seguimiento robusto del progreso de un proyecto en comparación con la estimación. Sabrás muy rápidamente si un proyecto supera el presupuesto si las tareas comienzan a tomar más tiempo de lo estimado.

Las desventajas de la estimación ascendente es que toma mucho tiempo producirla, y solo se puede usar cuando se conocen todos los detalles sobre cada tarea en un proyecto. Además, al volverse muy granular (y estimar a nivel de tarea) a veces puede inflar el costo de una estimación. Por esta razón, es una gran técnica si es utilizada junto con la estimación análoga, cuando se intenta verificar la adecuación de la estimación.

¿Qué Técnicas de Estimación Debes Usar?

No hay un método de estimación correcto o incorrecto: solo necesitas usar una técnica de estimación adecuada para el presupuesto, la línea de tiempo y la etapa en la que se encuentra el proyecto. Obviamente, cuanto más preciso sea el método de estimación de costos, más costoso y más lento es el proceso de producción. Entonces, si bien la estimación ascendente puede parecer el mejor enfoque, no siempre es aconsejable cuando se dispone de poco tiempo o recursos, aunque sea la más precisa.

Cómo Crear un Presupuesto del Proyecto

Ya has revisado la lista de verificación antes de la estimación. Ya sabes qué tipo de estimación necesitas realizar, y ahora estás listo para crear una estimación de costos.

Utiliza nuestra lista de verificación de estimación de costos a continuación para crear un presupuesto de proyecto en 10 pasos. Aquí tienes una infografía de estimación de costos que los resume:

Project budget cost estimation - infographic

En esta lista de verificación de estimación de proyectos, hemos simplificado el proceso de cómo crear una estimación de costos de proyecto en diez simples pasos. Son los conceptos básicos que debes dominar para desarrollar una estimación de costos sólida para tu proyecto:

1. Define la idea

Obtén algo de claridad. Comprende lo que estás haciendo, por qué y cómo. Debes reelaborar rápidamente la idea inicial en una solución viable que coincida con el presupuesto del proyecto del cliente, el cronograma y que cumpla con los objetivos estratégicos para que de resultado.

2. Identifica las partes

Desglósalo. Cuando tengas la idea clara, identifica los entregables específicos y planifica el proceso que se requiere para entregar cada uno para que puedas estimar con precisión el esfuerzo para el presupuesto total.

3. Investiga

Mueve cielo y tierra. Consulta tu lista de verificación antes de la estimación y familiarízate con el cliente, los miembros del equipo y el historial del proyecto para que tengas claras las expectativas, los presupuestos, las habilidades, la experiencia y el rendimiento pasado.

4. Haz preguntas difíciles

Pregunta cómo y por qué. Para realizar una estimación adecuada, debes tener completamente claro cada aspecto del proyecto para poder preguntarle a tu equipo cómo pueden entregarlo mejor, y luego seguir preguntando por qué, poniendo a prueba sus estimaciones para comenzar a descubrir sus suposiciones.

5. Prepárate para lo inesperado

Ten un plan B. Tus costos planificados son tu menor preocupación: los costos inesperados son el verdadero factor decisivo. Los proyectos rara vez salen justo como se planean, por lo que se debe tener en cuenta una cantidad adecuada de presupuesto para riesgos, cambios en el cronograma o alcance del proyecto e incertidumbre en tu estimación para que aún puedas cumplir con el presupuesto.

6. Conoce tus límites para la estimación

No adivines. Conoce tu horizonte de planificación y divide el proyecto en fases para proporcionar estimaciones de las fases para las que puedes proporcionar costos con confianza; para el resto, solo brinda estimaciones aproximadas.

7. Toma en cuenta los ‘costos ocultos’

Incluye todo. Asegúrate de incluir los costos indirectos del proyecto; para la gestión de cuentas y proyectos, para estimar el proyecto, materiales laborales, gastos del proyecto, informes, facturación, costos de terceros, transporte y subsistencia y cierre del proyecto.

8. Verifica todo

Los errores cuestan caro. Revisa la lista de verificación posterior a la estimación para asegurarte de que los costos de mano de obra, procesos, fases, tareas, hojas de tarifas, tasas de cambio, fórmulas y costos de terceros se tengan debidamente en cuenta y se verifiquen nuevamente para verificar su precisión.

9. Sé cuidadoso con la estimación

No te expongas. Nunca proporciones una estimación de costos sin incluir supuestos generales que brinden detalles sobre los entregables, las expectativas del cliente y la comunicación, así como la propiedad de los resultados finales del proyecto.

10. Sé inteligente

Subestimar o sobreestimar un proyecto creará dolores de cabeza más adelante en el proyecto, así que trata de ser lo más honesto y realista posible; hará que la presentación de informes sea más sencilla y generará confianza con tus clientes.

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Más información

Modelo de Estimación del Proyecto

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Ben Aston

About Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

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