“Gestión del portafolio de proyectos” (PPM) es un término elegante para describir cómo gestionamos la mezcla, muchas veces confusa, de proyectos interrelacionados, dependientes y conectados. La gestión del portafolio o la cartera de proyectos considera el panorama general de todos los proyectos agrupados; Pasado, presente y futuro, y calcula la priorización óptima y la secuencia de proyectos para maximizar el retorno de la inversión.

Si bien usualmente teorizamos los proyectos como unidades independientes y discretas, la verdad es que rara vez administramos los proyectos de forma aislada. La realidad es que están inextricablemente interconectados. La pregunta es: por cuánto. En el project management o la gestión de proyectos, los proyectos siempre están conectados, ya sea por presupuesto, línea de tiempo o recursos, los cuales son elementos de la administración de proyectos. De lo que trata la gestión del portafolio de proyectos es cómo gestionamos y priorizamos la combinación de proyectos para garantizar el éxito en todos ellos.

Ya sabes cómo es: tu agencia tiene 50 proyectos en marcha, y todos se superponen, algunos de ellos para el mismo cliente, todos con los mismos recursos, algunos de ellos para poder pagar las cuentas, otros por los premios, y otros sólo por pura innovación.

Pero como propietario de una agencia, gerente de programas o director de proyectos, ¿cómo sabes si estás tomando buenas decisiones? ¿Cómo sabes si estás manteniendo a tus equipos y tus proyectos en el camino correcto? Todos nos hacemos las mismas preguntas: ¿es realmente una buena idea? ¿Qué deberíamos estar haciendo realmente? ¿Qué proyectos deberíamos estar priorizando en este momento? ¿Cómo podemos enfocar nuestros recursos de manera más eficiente? ¿Cómo podemos ejecutar estos proyectos de forma concurrente y rentable?

Estos son los tipos de preguntas que la gestión de portafolio de proyectos (PPM) nos permite responder, y en esta publicación, analizaremos cómo implementar la gestión del portafolio de proyectos con éxito para lograr el máximo rendimiento de los proyectos. Con muchos proyectos en curso y prioridades que estiran los recursos en diferentes direcciones, una buena gestión del portafolio de proyectos es lo único que se interpone entre nosotros y las mala toma de decisiones en el proyecto que ofrece nada más que el pobre rendimiento de la inversión. Con el fin de obtener una comprensión clara de cómo una implementación exitosa de gestión del portafolio de proyectos facilita los rendimientos máximos en los proyectos, primero hay que establecer un contexto que nos ayude a entender:

A continuación, analizamos los pasos críticos involucrados en la gestión eficaz del portafolio de proyectos, así como las herramientas disponibles para hacer el proceso más eficiente y efectivo. Al igual que con cualquier cosa en la que valga la pena invertir, la gestión del portafolio de proyectos tiene beneficios si se implementa con éxito, por lo que concluimos con una descripción general de los beneficios de la gestión del portafolio de proyectos.

¿Qué es la Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM)?

La gestión del portafolio de proyectos se refiere a la gestión centralizada de una o más portafolios de proyectos para lograr objetivos estratégicos. Es una forma de cerrar la brecha entre la estrategia y la implementación, y garantiza que una organización pueda sacar ventaja de su selección de proyectos y el éxito de la ejecución.

la gestión de portafolio de proyectos es generalmente utilizada por las organizaciones para identificar las potenciales ganancias de un proyecto. Permite a las empresas que desean invertir en proyectos nuevos (y frecuentemente rivales) pronosticar los riesgos inherentes a cada uno y tomar una buena decisión. Sin embargo, su valor se extiende más allá de eso. También facilita la comunicación del equipo y garantiza que todas las partes involucradas en los proyectos estén en la misma página.

Cuando se realiza correctamente, la gestión del portafolio de proyectos es una herramienta valiosa para obtener la aceptación de todos los interesados ??en una organización. Al permitir que varias partes interesadas, incluidos clientes y ejecutivos de la empresa, puedan ver el panorama general, obtener comentarios consistentes, comprender, gestionar y mitigar los riesgos, es mucho menos probable que haya discordia, que usualmente puede ser la ruina de una administración de proyectos exitosa. La gestión del portafolio de proyectos también mejora la transparencia, la gobernabilidad y la responsabilidad.

¿Cuál es la Diferencia Entre la Gestión de Proyectos y la Gestión del Portafolio?

A pesar de que poseen nombres similares, la gestión o gerencia de proyectos y la gestión del portafolio son en realidad muy diferentes, especialmente en sus propósitos. Como bien sabes, la gerencia de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto y su importancia no se puede enfatizar lo suficiente. Por otro lado, la palabra clave en “gestión del portafolio de proyectos”, es portafolio. La gestión del portafolio de proyectos no se ocupa principalmente de ejecutar proyectos, sino que se centra en elegir en qué proyectos participar y cómo financiarlos, en función de si van acorde o no las metas y los objetivos de la empresa. Los proyectos que no están dentro del alcance de los objetivos de la compañía se eliminan de la contención.

Por ejemplo, si estuvieras administrando la portafolio de una compañía de tecnología, probablemente rechazarías un proyecto de construcción, ya que no se alinea con la estrategia declarada por la compañía de enfocarse solo en proyectos de tecnología predefinidos.

¿Cuáles son los Objetivos de la Gestión del Portafolio de Proyectos?

El objetivo principal de la gestión del portafolio de proyectos es maximizar los beneficios que una empresa obtiene de los proyectos que emprende. Esto implica necesariamente seleccionar solo aquellos proyectos que ofrecen la cantidad correcta de valor, teniendo en cuenta los recursos que deben asignarse y el ajuste estratégico con los objetivos de la empresa. Otros objetivos incluyen lograr un equilibrio en la portafolio de proyectos al garantizar una combinación adecuada de proyectos de alto y bajo riesgo y proyectos a largo y corto plazo. Al establecer una combinación óptima de proyectos, la gestión del portafolio de proyectos garantiza que una empresa esté en una mejor posición para lograr sus objetivos operativos y financieros.

¿Cuál es el Papel del Gerente del Portafolio de Proyectos?

Como la persona que supervisa el portafolio de proyectos de una organización, el gerente del portafolio de proyectos es integral para la ejecución exitosa de la estrategia de la organización. A menudo, el rol de un gerente del portafolio de proyectos gira en torno a la administración de una o más portafolios y el trabajo con diferentes algoritmos y modelos financieros para alinear los proyectos con los objetivos estratégicos de la empresa. Los gerentes de portafolio a menudo desarrollan normas de gestión para guiar la portafolio y mantienen un resumen de alto nivel en de todo en la portafolio.

El Proceso de Gestión del Portafolio de Proyectos

El proceso de gestión del portafolio de proyectos generalmente implica un proceso paso a paso que incluye:

1. Crear un inventario y establecer una estrategia

Primero, identifica todos los proyectos en tramitación mediante la recopilación de información clave del proyecto y la organización. Clasifícalos, identifica los objetivos estratégicos de la empresa y determina si estos proyectos respaldan esos objetivos estratégicos y, de ser así, cuáles.

Las estrategias comerciales son la base de la gestión del portafolio de proyectos y, como tal, es importante tener una estrategia en mente antes de continuar. También es recomendable preparar las respuestas a las preguntas comunes que esperas| obtener durante esta fase. Estas preguntas comunes pueden ir desde “¿Qué es la gestión del portafolio de proyectos?” hasta “¿Cuánto le costará esto a la empresa?” y “¿Cómo nos beneficiará esto?” e incluso “¿Por qué necesitamos la gestión del portafolio de proyectos?”. Siempre es bueno estar preparado. Debes establecer cómo te gustaría que fuera el proceso para priorizar proyectos.

Después de establecer una estrategia, debes crear un equipo de implementación. Tu equipo de implementación debe incluir miembros del equipo técnico (para ayudar con los nuevos sistemas) y gerentes de portafolio, por nombrar algunos. Tu equipo de implementación puede necesitar un órgano de gobierno, que generalmente está compuesto por cargos gerenciales de alto rango.

2. Analizar

A continuación, analiza las fortalezas y debilidades actuales de tu portafolio de proyectos. Evalúa cada proyecto individualmente: hitos del proyecto, el potencial retorno de inversión, calendario de informes y asignación de recursos. Después de recopilar datos, generalmente es una buena idea organizarlos por categoría. Estas categorías pueden ser cualquier cosa que creas que es necesaria, pero en general, incluyen proyectos completados y cancelados y categorías de crecimiento y supervivencia. Al realizar este análisis, debes hacer preguntas que tengan como objetivo revelar si hay duplicación o si algunos proyectos existentes podrían no ser mejores juntos por razones de eficiencia, pudiendo incluso detenerse por completo. También debes evaluar el riesgo general del portafolio del proyecto en conjunto, comparando la probabilidad de éxito técnico con el beneficio anticipado del proyecto. Recuerda tener un buen proceso de comunicación para que todas las variables clave se analicen a fondo.

3. Asegúrate de la adecuación

A continuación, realiza un análisis de adecuación que te mostrará si tus recursos críticos están trabajando en proyectos críticos y si los proyectos que decide seguir realmente se alinean con todas las iniciativas estratégicas que la empresa desea emprender. Algunos de tus principios rectores deben incluir:

  • El grado de ajuste estratégico entre la portafolio y la empresa. Necesitas un equilibrio entre las oportunidades de crecimiento a corto plazo, los objetivos a largo plazo y la búsqueda de innovación a largo plazo.
  • Asegurarse de que la distribución de proyectos, incluyendo la cantidad y la naturaleza de los proyectos, se alinean con diferentes objetivos estratégicos de una manera que tiene sentido económico.
  • La probabilidad de que el producto final genere las ganancias esperadas.
  • Una evaluación de los riesgos asociados. Es importante adoptar un enfoque amplio e inclusivo del riesgo y no solo medirlo en términos financieros, sino también incluir el calendario, los recursos de alcance y los riesgos tecnológicos

4. Administración

Luego viene el aspecto de gestión del proceso. A estas alturas, debes revisar la portafolio del proyecto y tomar las decisiones necesarias sobre la reasignación de presupuesto y recursos, o la repriorización basada en la información que descubriste durante las etapas anteriores del proceso. Es posible que también debas reprogramar los proyectos que hayas decidido mantener, pero la programación de riesgos no se alinea con su estrategia. Obviamente, la colaboración es absolutamente crítica antes de tomar estas decisiones y terminar con la portafolio correcta.

Al final, tu portafolio debe tener una combinación saludable de riesgo y recompensa y debe cumplir con los requisitos internos.

5. Probar y adaptarse

Por último, probar y adaptarse. No hay garantía de que encontrarás el proceso de la gestión del portafolio de proyectos adecuado de inmediato y, de hecho, no deberías esperar hacerlo. Tendrás que adaptarte y hacer cambios a medida que vas avanzando. El significado de adaptación es bastante diferente para cada empresa, como debería ser, pero en general es una buena idea probar tu nuevo portafolio con algunas partes interesadas, tomando en cuenta comentarios según sea necesario.

La gestión del portafolio de proyectos puede ser un proceso bastante complejo, especialmente al principio. Hay modelos de gestión de portafolio de proyectos y un software de portafolio y gestión de proyectos que pueden ayudarte. Hablaré más sobre esto en breve.

Cómo Lograr el Éxito en la Gestión del Portafolio de Proyectos

Una vez que se ha desplegado el portafolio, puede ser difícil ver hacia dónde ir desde allí. Aquí hay algunos consejos para lograr el éxito:

  • La identificación precisa de los riesgos y las estrategias de remediación asociadas son fundamentales y deben ser priorizadas.
  • No tengas miedo de cancelar proyectos si ya no se alinean con la estrategia de la empresa.
  • Permita a los arquitectos, equipos de planificación de TI y C-suite alinear la ejecución con la estrategia empresarial para llevar a cabo los “enterprise project”
  • Simplifica la administración de procesos, de tareas y el tiempo para los miembros del equipo del proyecto, asegurando que tengan la libertad y flexibilidad para capturar los datos del tiempo y de las tareas según sea necesario.
  • Los datos precisos son absolutamente críticos y deben ser priorizados. El acceso a los datos también debe serlo, ya que el retraso en la obtención de datos puede afectar tu capacidad de toma de decisiones, así como tu capacidad para cumplir con los requisitos reglamentarios.
  • Utiliza las herramientas adecuadas para seguir y simplificar el proceso. Por ejemplo, darle a tu equipo de proyecto la capacidad de enviar hojas de asistencia de forma remota o darles a los interesados ??la capacidad de realizar un seguimiento del estado del proyecto podría ahorrarte mucho tiempo.
  • No ‘gestiones al detalle’ (micromanagement).

Software de Gestión de Portafolio de Proyectos

Elegir el software y las herramientas de gestión del Portafolio de proyectos correctos suele ser la clave para el éxito en la gestión de portafolio de proyectos. Hay tantos con diferentes capacidades. Si buscas, por ejemplo, “el mejor software de gestión de portafolio de proyectos”, aparecerán un montón de programas. Sin embargo, el término “mejor” es subjetivo. Algo puede ser lo mejor para una empresa, pero completamente inútil para otra. Realmente depende de tu situación y de cuántos proyectos tengas.

Quizás, la mejor manera de elegir el software y herramientas es tener estas preguntas en mente.

  • ¿Para qué necesito esto?
  • ¿Quiero que mi software de gestión de portafolio de proyectos esté basado en la web o no?
  • ¿Cuántas personas van a utilizar este software?
  • ¿Quiero ser capaz de gestionar los choques?
  • ¿Es este software para empleados internos o clientes externos? ¿Es para ambos?
  • ¿Me importa cómo se ve la interfaz de usuario?
  • ¿Qué tan fácil debe ser el uso del software? ¿Prefiero una herramienta menos poderosa, pero que sea más rápida de aprender, o algo más poderoso con una curva de aprendizaje empinada?

Esas son algunas buenas preguntas iniciales, que a menudo le brindan un resumen básico del software y las herramientas que necesitará. Es mejor considerar realmente tu situación antes de atarse a un solo programa. Aquí hay 10 herramientas para la administración del portafolio de proyectos que valen la pena considerar:

10 de las Mejores Herramientas Para la Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM)

  1. Clarizen – https://www.clarizen.com
  2. 10,000ft – https://www.10000ft.com/
  3. Celoxis – https://www.celoxis.com/
  4. monday.com – https://monday.com/
  5. Sciforma – https://go.sciforma.com/
  6. Accelo – https://www.accelo.com/
  7. Wrike – https://www.wrike.com/
  8. Oracle Primavera – https://www.oracle.com/primavera/
  9. Hansoft- https://hansoft.com/
  10. Acuity PPM – https://www.acuityppm.com/

Antes de sumergirte en un software para la gestión de portafolio de proyectos, echa un vistazo a las demostraciones y pruebas gratuitas ofrecidas por muchos proveedores de software de gestión de portafolio de proyectos. Y si te das cuenta de que en realidad no necesitas una herramienta para la gestión de portafolio de proyectos sino solo una herramienta de administración de proyectos, verás que existen herramientas de administración de proyectos más simples, que te permiten hacer muchas cosas, como administrar tareas y equipos en múltiples proyectos.

Beneficios de la Gestión del Portafolio de Proyectos

La gestión del portafolio de proyectos tiene muchos beneficios, que incluyen un mayor éxito en la entrega de proyectos, una mejor toma de decisiones y la capacidad de priorizar proyectos de alto valor, entre otros. Independientemente de cuán alto sea el valor y el éxito de un proyecto, aún podrías ser una víctima de un gasto excesivo. Una vez más, la gestión del portafolio de proyectos ayuda a la empresa a evitar esto; les permite a los gerentes reducir el gasto excesivo de manera brusca, ya que es fácil ver dónde se están sobre-asignando los recursos.

La gestión del portafolio de proyectos también puede ser una verdadera herramienta en la gestión del cambio organizacional; Con una estrategia de gestión del portafolio de proyectos efectiva, una empresa puede reestructurar y mejorar sus métodos de ejecución de proyectos como parte de un proceso más amplio para cambiar la dirección operativa o estratégica de la empresa. En el proceso, eliminará las ineficiencias y podrá concentrarse mejor en las estrategias adecuadas para alcanzar los objetivos. Por último, la gestión de la portafolio de proyectos también hace que una empresa sea más ágil y capaz de adaptarse al cambio con un mínimo de molestia o interrupción.

He intentado brindarte un desglose conciso de lo que, en realidad, puede ser un proceso bastante complejo. Obviamente, un proceso de gestión del portafolio de proyectos eficiente y efectivo no se llevará a cabo de la noche a la mañana, pero con las herramientas adecuadas y el compromiso interno con el proceso, ocurrirá. Al final, lo que se requiere para tener éxito en la gestión de portafolio de proyectos es compromiso y adaptabilidad.

¿Necesitas Ayuda para Reducir las Opciones?

Esta herramienta es bastante útil. Nos hemos asociado con Crozdesk para brindarte acceso a su “Buscador de software”.

Si ingresas algunos de los detalles sobre tu proyecto y las funciones que buscas en una herramienta de administración de proyectos, generará una lista de herramientas que coinciden con tus preferencias. Sólo debes proporcionar tu correo electrónico y te enviarán una bonita guía en PDF con un resumen de las mejores coincidencias.

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Ben Aston

Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

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