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Cómo Tomar Notas Que No Apesten: Estrategias Para Tomar Notas

Con tantas estrategias para tomar apuntes, ¿cómo tomar notas de la manera correcta?

Algunas personas piensan que la toma eficaz de notas es un arte. Si bien no estoy en desacuerdo, generalmente hay un rigor y un proceso significativos (la “ciencia”) detrás de la práctica de los mejores artistas del mundo.

La toma de apuntes no es diferente; lo que puede parecer arte es a menudo la manifestación de prácticas profundamente arraigadas refinadas por el tiempo y la repetición. Recientemente, un aprendiz me preguntó cuáles son mis estrategias para tomar apuntes bonitos y organizados, lo que me llevó a romper mi enfoque de manera sistemática. ¡Ahora me gustaría compartir ese sistema contigo!

En este artículo, cubriré:

  • El mayor problema que te impide tomar apuntes organizados;
  • Qué elementos anotar y cuáles evitar al tomar notas durante las reuniones;
  • Cómo refinar tus técnicas para tomar apuntes para obtener apuntes organizados y más eficientes;
  • Consejos y trucos para tener en cuenta constantemente.

Comencemos por abordar el gran problema con la toma de notas.

¿Qué Hace Que Tomar Notas Sea Tan Difícil?

Es importante comenzar por identificar mi escenario de toma de notas más común para establecer el contexto: la toma de notas como gerente de proyecto en una reunión de grupo, ya sea en una llamada con muchas partes interesadas o en una sesión de planificación con el equipo central.

The best note taking strategies for more efficient note taking during meetings.

A menudo, esta configuración requiere que el gerente del proyecto lidere la reunión y tome notas al mismo tiempo. Esas responsabilidades requieren diferentes habilidades y diferentes partes del cerebro; una función es presentar y administrar la dirección de la reunión (generalmente implica compartir información y conocimientos a lo largo del camino), mientras que la otra escucha, procesa, documenta y reacciona activamente.

Cambiar entre esos dos roles mientras se maneja una agenda planificada (y hacerlo bien) puede ser un desafío abrumador. El más importante de los dos es liderar la reunión, por lo que es imprescindible crear estrategias de cómo hacer apuntes que sean compatibles con el cambio continuo de contexto.

Un Marco Para la Priorización de Notas

Las notas más detalladas y profundas a menudo terminan teniendo poco valor dado el contexto en el que fueron tomadas. No eres un relator de la corte cuyo trabajo es capturar lo que se habló palabra por palabra. De hecho, por favor no lo hagas – el habla humana a menudo es algo incoherente cuando se escribe textualmente y te hace leer una cantidad excesiva de información para encontrar los pedacitos valiosos.

Cuando se trata de notas de reuniones, en realidad solo son útiles si se pueden buscar y revisar rápidamente para encontrar información relevante, como las ideas más importantes. La priorización es clave.
The best note taking strategies for more efficient note taking during meetings.

Razones Más Comunes Para Revisar Tus Notas Antiguas:

  1. Averiguar quién se supone que debe hacer qué.
  2. Aclarar / revisar decisiones tomadas.
  3. Buscar un mayor contexto acerca de los
  4. Resolver desacuerdos / disputas (y hasta cierto punto, CYA)

Entonces la clave aquí es usar estrategias para la toma de notas importantes que se adapten a tus necesidades.

¿Qué Debes Escribir en Tus Notas?

Obligatoriamente

  • Elementos de Acción – principalmente, anota elementos de acción (también conocidos como tareas pendientes, tareas, solicitudes de acción o mediante muchos otros términos en diferentes organizaciones). Estos servirán como la base para mantener a todos alineados y avanzando. Prefiero un formato simple: “[Nombre de la persona] a [detalles de la tarea específica] antes de [fecha de vencimiento]”.
  • Decisiones – muchas reuniones profundizan en la maleza del debate sobre las características y el enfoque. Gran parte de ese detalle no será valioso más adelante, pero es esencial definir claramente el resultado y la decisión acordada por el grupo.
  • Requisitos/Especificaciones – tendrás que desarrollar un sexto sentido para detectar cuándo se presentarán los requisitos durante la discusión. A veces aparecen inesperadamente en medio de la conversación. Pero, obviamente, es importante documentarlos (y centralizarlos en lugar de sólo tomar notas) para que no tengas que volver a revisarlas y discutirlas más adelante.

Anota a tu Discreción

  • Puntos de Discusión Cualesquiera – usa tu mejor criterio cuando se trate sobre qué elementos de discusión anotar. Si tu intuición dice que puede ser necesario revisarla de nuevo más tarde, ¡mejor toma notas! Si la discusión es sobre un tema que ya está bien documentado en los requisitos o no es esencial para el conocimiento del equipo, entre más breve, mejor.
  • Opiniones y Debate – según lo anterior, si se toma una decisión, anotar esa decisión es primordial; ¿la discusión que conduce a ella? No tanto. Pero si un tema queda sin resolver, definitivamente vale la pena anotar los diferentes elementos en consideración.
  • Lluvia de Ideas – una vez más, los resultados y las decisiones son los elementos más importantes de una lluvia de ideas para anotar, pero puede haber algún valor en la anotación de los detalles. Si estás en la pizarra, simplemente toma fotos y agrega cualquier nota contextual más tarde.
  • Conversación General – la mayor parte del tiempo, anotar la conversación con detalles no será de mucha ayuda más adelante. En su lugar, mantén tus oídos abiertos a los elementos de acción, las decisiones y los requisitos a medida que aparecen.

No Anotes:

  • Puntos de Vista Ambiguos – a veces, las partes interesadas terminan debatiéndose ellos mismos y avanzan o retroceden en su punto de vista al considerar un problema. Sugiero que no anotes las ideas poco desarrolladas y te arriesgues a enturbiar el resultado (pero definitivamente anota el resultado).
  • Chistes o Bromas – siempre es divertido comparar quién tiene el mejor humor en el momento, pero ¿para tomar notas? ¡Definitivamente no es necesario!

Afinando Tus Estrategias de Cómo Tomar Notas

Ahora que hemos cubierto los detalles de la captura real de notas, vale la pena cubrir el proceso del panorama general que lleva a unas notas efectivas. Hay una serie de cosas claves que hago (o que a menudo me arrepiento si me salto), que incluyen:

  • Crea una agenda – se trata de gestión de proyectos básica, pero incluso los líderes de reuniones más experimentados a veces van mal preparados. Si te tomas el tiempo de anticipación para planificar una agenda, podrás controlar mejor el ritmo de la reunión y planificar los posibles momentos clave para tomar nota.
  • Toma notas de antemano – la gran parte de tener una agenda es que significa que puedes comenzar a tomar notas incluso antes de la reunión. Escribe tus puntos clave de discusión para presentar con antelación. ¡Sería tonto intentar tomar notas sobre lo que dices mientras hablas!
  • Preparación de la (s) herramienta (s) para tomar notas – tener tu herramienta de notas lista para usar, organizada previamente con la agenda y temas contextuales antes del inicio de la reunión reducirá el trabajo durante la reunión.
  • Bloqueo de 10 minutos antes de la reunión (especialmente para llamadas) – podría escribir una entrada de blog completamente diferente sobre herramientas de voz y video, pero no hace falta decirlo, configurar el equipo con anticipación y probar el equipo AV reducirá los dolores de cabeza y se asegurará de que comiences a tiempo. Tener el tiempo total asignado y poder escucharlos a todos llevará a una llamada menos apresurada, lo que se traduce en mejores notas.
  • Bloqueo de 10 minutos después de la reunión – el contexto de discusión nunca estará más fresco en tu memoria que inmediatamente después de una reunión. Usa este tiempo para limpiar tus notas, reorganizando según sea necesario, agregando detalles donde puedan existir huecos y eliminando notas que resultaron no ser tan útiles. Bonus: aprueba tus notas para conocer los requisitos que deben resumirse en una ubicación central documentada. Ya tienes eso, ¿verdad?
The best note taking strategies for more efficient note taking during meetings. The key is to take notes 10 minutes before and after meetings.

La clave de cómo tomar notas memorables es tomar notas 10 minutos antes y después de las reuniones.

Consejos y Trucos Para Tu Kit de Herramientas

Arriba están mis estrategias generales sobre cómo tomar notas y el enfoque para la priorización, pero hay una serie de otros trucos que utilizo para mayor eficiencia. y reducción del dolor de cabeza:

  • Toma notas parciales – omite palabras, usa palabras clave, escribe oraciones incompletas. Luego, haz un seguimiento inmediato mientras todavía tengas contexto para hacerlo más legible para el ser humano.
  • Toma notas en contexto – no confíes demasiado en tus estrategias predeterminadas de cómo tomar notas. Si la reunión es una revisión del diseño del cliente utilizando Invision, toma notas como comentarios en Invision. O si estás revisando el progreso de los boletos de JIRA, toma notas como comentarios sobre los boletos de JIRA en cuestión. O si estás revisando un documento de requisitos de Google Docs, toma notas como comentarios en Google Docs. ¡Ya entendiste!
  • Graba lo realmente importante – si tienes que dirigir un taller o una reunión grande con demasiadas complejidades para esperar tener éxito tomando notas, graba un audio (y / o vídeo). Además de eso, nadie más se tomará el tiempo para prestar atención y escuchar el audio, pero al menos tendrás una manera de reconstruir los detalles en la documentación apropiada más adelante.
  • Google es tu amigo – Cuando administres un proyecto para una nueva plataforma con la que no estás familiarizado, es inevitable que no entiendas los términos y acrónimos. Haz tu mejor interpretación fonética de lo que se dijo (asumiendo que no hiciste una pausa para aclarar el término durante la reunión) y póngalo en Google con cualquier contexto disponible, y la mayoría de las veces obtendrás la respuesta. De lo contrario, suponiendo que todo el equipo no tuviera la misma expresión de confusión con el tema discutido, es probable que uno o más de ellos te puedan explicar los detalles confusos.

¡Menos Es Más!

Si sólo te quedas con una cosa de esta publicación, ¡es que menos es más cuando se trata de notas de reuniones! Cuanto más tiempo he tomado notas, más concisas se han vuelto. No me malinterpretes: tener notas es crucial, y tomar buenas notas es una parte importante de un proyecto saludable. Pero mi definición actual de “buenas” notas abarca una mentalidad de “menos es más”.

A menudo, una reunión de una hora tiene diez o menos temas clave y momentos que son imprescindibles en las notas. Las reuniones pueden ser complicadas (incluso con una agenda), pero eso no significa que tus notas deban serlo; ¡Encuentra la señal en el ruido!

¿Qué Opinas?

¿Cuáles son tus estrategias para tomar notas? ¿Qué tipos de notas utilizas?

Adam Edgerton

Adam Edgerton

Adam es actualmente director de producción en Copious, una agencia de Comercio Digital. Ha pasado los últimos ocho años administrando proyectos digitales de todo tipo. Durante este tiempo, tuvo el privilegio de trabajar con numerosas organizaciones líderes de la industria, incluyendo a Nike, Sequoia Capital, DC Comics, Sony, PBS e Intel. También fundó y dirige la reunión de gestión de proyectos digitales de Portland, Oregon, PDX Digital PM.

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