Solía pensar que el plan de comunicación de un proyecto era una pérdida de tiempo para proyectos que no eran a gran escala, pero todo eso cambió hace unos años. Hoy estoy compartiendo mi historia de por qué el plan y la estrategia de comunicación son importantes, para que no cometas los mismos errores que yo. Te mostraré cómo crear tu propio plan de comunicación de un proyecto para tus proyectos y por qué son tan importantes para una administración de proyectos exitosa. Además, creé un modelo de plan de comunicación de un proyecto para que lo descargues.

Hace años, inicié un proyecto con mi equipo que parecía muy emocionante. Nuestro cliente tenía un equipo pequeño pero dedicado y acababa de pasar por un cambio de marca en la empresa.

Querían un sitio web hermoso y funcional que estuviera en sintonía con su nueva identidad. De hecho, el enfoque del sitio web era un tema que me apasionaba. El proyecto parecía interesante, divertido y colaborativo, y todo nuestro equipo lo esperaba con ansias.

Desafortunadamente, nos topamos con algunos obstáculos en el camino. Mi contacto con el cliente fue muy lento después de nuestra primera junta; de hecho, no respondieron a los mensajes durante días hasta que me contacté con todas las partes interesadas. No atendían mis llamadas de verificación, muchas veces pidieron que las reuniones de actividades del proyecto se pospusieran o cancelaran, y luego empezaron a llegar mensajes por correo electrónico de las partes interesadas del proyecto de las que ni siquiera había tenido conocimiento, durante varias semanas.

Al principio, no parecía ser un gran problema: tal vez mi contacto principal estaba ausente ese día, ocupado o de repente tenía mucho en qué hacer. Pero después de tantas señales, me di cuenta de que era una gigantesca advertencia. Tuve que actuar rápido. Aquí es donde un plan de comunicación del proyecto me habría salvado, pero no tenía uno. Un plan de comunicación del proyecto hubiera incluido a los interesados ??en el proyecto por adelantado, definido los canales de comunicación por preferencia y nivel de prioridad, y me habría dado una estructura para recurrir incluso cuando la comunicación de mi cliente estaba fallando.

¿Por qué es importante un Plan de Comunicación de un Proyecto?

Las comunicaciones en un proyecto son una vía de doble sentido. Al igual que en la planificación del proyecto, se deben establecer expectativas y tanto el equipo del proyecto como las partes interesadas del cliente tienen que cumplir con sus responsabilidades para que la comunicación se desarrolle sin problemas. Si bien un proyecto no se iniciaría sin un Plan de Proyecto en marcha, el Plan de Comunicación de un Proyecto no se discute tan fácilmente, pero debería.

Un Plan de Comunicación de Administración del Proyecto define cómo se entregará la información importante a lo largo del proyecto, quién lo hará y con qué frecuencia. A lo largo de un proyecto, la comunicación sobre la alineación con las metas y las actividades, y la posterior realineación de estos a medida que los proyectos cambian son cruciales para la participación y la transparencia de los interesados ??en el estado del proyecto a lo largo de toda la línea de tiempo del proyecto. La comunicación es fundamental para mantener una buena relación con el cliente, y un plan de comunicación de un proyecto puede ayudarte a planificar por adelantado para mantener esa comprensión compartida de lo que está sucediendo y lo que debería estar sucediendo a lo largo de tu proyecto.

No todos los proyectos se crean igual, y por eso, un plan de comunicación de un proyecto es exclusivo para ese proyecto, por lo que es tan importante pensar en esto cuando está creando su plan de proyecto después de la primera junta. Los proyectos grandes tienen necesidades de comunicación diferentes a los proyectos pequeños, y lo mismo ocurre con los proyectos con equipos de partes interesadas en lugar de un solo contacto de proyecto. Los proyectos con diferentes objetivos, presupuestos, cronogramas e incluso entregas requieren una comunicación adaptada a esas necesidades, y eso es algo que se debe tener en cuenta al crear un plan de comunicación de un proyecto o con nuestros pasos a continuación.

Plan de Comunicación de un Proyecto – Ejemplo:

El plan de comunicación de un proyecto puede incluir elementos como la identificación de las partes interesadas clave y los contactos principales con los clientes, las definiciones de qué tipos de comunicación usar y cuándo, o una lista de reuniones que se llevarán a cabo durante las actividades del proyecto. Con base en el principio anterior, quién necesita saber qué, en qué formato y cuándo; a continuación se muestra el ejemplo de un plan de comunicación o el plan de comunicación de las partes interesadas:

Objetivos de Comunicación

Un plan de comunicación que comienza con los objetivos de comunicación del proyecto puede ayudarte a comprender cómo se hacen las decisiones de comunicación basadas en lo que estás intentando lograr.

Ejemplo: Plan de comunicación del proyecto - Objetivos de comunicación

Ejemplo: Plan de comunicación del proyecto – Objetivos de comunicación

Información y Preferencias de Comunicación de las Partes Interesadas

En esta sección, se incluye una tabla informal con una lista de las partes interesadas del proyecto, sus funciones en la empresa y la frecuencia, el formato y el canal de comunicación. En un proyecto más complejo, es posible que desees dividir la sección de notas en columnas aún más granulares. Por ejemplo, también puedes indicar el estilo de comunicación preferido, las notas sobre la disponibilidad de las partes interesadas, la información de contacto o cualquier otra información que sea crucial para saber cómo y cuándo te comunicarás con las partes interesadas.

Ejemplo: Plan de comunicación del proyecto - Información de las partes interesadas

Ejemplo: Plan de comunicación del proyecto – Información de las partes interesadas

Tipos de Comunicación

Esta última sección incluye una lista de los tipos de comunicación a lo largo del proyecto, cómo se compartirá esa comunicación, qué se incluirá y con quién se comunicará esa lista de partes interesadas. Dependiendo del tamaño de tu equipo, es posible que también desees hacer una lista de quiénes en tu equipo participan en la comunicación, las principales discusiones estratégicas o cómo se manejarán las conversaciones técnicas entre las partes interesadas y tu equipo.

Independientemente de cuán formalizado pueda ser tu plan, esta sección te permite desglosar y pensar en las formas en que te comunicarás con las partes interesadas y cómo asegurarte de que la comunicación sea coherente, significativa y exitosa.

Ejemplo: Plan de comunicación del proyecto - Tipos de comunicación

Ejemplo: Plan de comunicación del proyecto – Tipos de comunicación

Cómo crear tu propio Plan de Comunicación de un Proyecto

1. Considera tus Parámetros

Un plan de comunicación de un proyecto no necesita ser formal, pero al menos debes escribirlo para tu propia referencia. Primero, es útil sentarse y definir los parámetros del proyecto en el que estás trabajando: el tamaño del proyecto, la información sobre la compañía del cliente, las entregas del proyecto, la línea de tiempo y tu equipo de proyecto.

Piensa en los estilos de comunicación de tu equipo y los de tu cliente. ¿Qué tan exitosas han sido las comunicaciones hasta ahora en cada aspecto? ¿Tu cliente ha indicado alguna preferencia por la comunicación? ¿Tienden a buscar el teléfono cuando tienen alguna pregunta o están centrados en el correo electrónico? ¿Te ha conocido en persona o por video? Piensa también en estas preguntas en el contexto de tu equipo. ¿Con qué frecuencia interactúa tu equipo contigo directamente en un proyecto? ¿Prefieren el contexto escrito sobre las reuniones? ¿Qué más?

Una vez que comprendas el equipo y los clientes con los que estás trabajando, puedes comenzar a aplicar esta dirección a un plan de acción de comunicaciones.

2. Define tus Metas y Partes Interesadas

Enumera las entregas de tus proyectos y las partes interesadas clave en el proyecto. Luego, agrega los objetivos de tu proyecto a esta lista: piensa qué aspecto tendrá la comunicación exitosa del proyecto no solo para tu cliente, sino también para tu equipo. Esta lista te recordará a lo largo del proyecto tus objetivos finales y, en consecuencia, guiará las decisiones relacionadas con la comunicación.

3. Haz un Plan de Comunicación.

Ahora es el momento de hacer un plan. Define el enfoque de las comunicaciones que tendrás a lo largo del proyecto. Al conocer los objetivos de tu proyecto, considera la frecuencia con la que te comunicarás con las partes interesadas de tus clientes, cómo lo harás y qué incluirán esas comunicaciones. Es posible que decidas utilizar varios enfoques, como las revisiones semanales por teléfono para actualizar el cronograma y el progreso del presupuesto, junto con correos electrónicos diarios para preguntas constantes y reuniones en persona menos frecuentes para presentar los principales logros del proyecto.

Sea lo que sea lo que decidas, ten en cuenta tus parámetros y objetivos: estos deberían ayudarte realmente a identificar qué tipos de comunicación serán más beneficiosos para que tu proyecto tenga éxito, y qué tan detalladas o completas serán las partes de tus comunicaciones.

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Más información

Modelo de Plan de Comunicación de un Proyecto

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¿Cómo utilizar un Plan de Comunicación de un Proyecto?

1. Compártelo con tu Equipo

Compartir este plan con tu equipo les dará a entender que existe una cadencia de comunicación, que afecta el trabajo y las fechas de entrega, pero también les da más contexto sobre cómo se comunicarán y con quién. Compartir esta información significa que te equipo puede ayudarte y apoyarte en la comunicación con el uso del plan a lo largo del proyecto, o incluso realizar un plan de comunicación interna de un proyecto.

2. Mantente Encaminado

Asegúrate de que tu equipo conozca y comprenda tu plan de comunicación de un proyecto, para que tu cliente obtenga información consistente y significativa a lo largo del proyecto. Planea las reuniones clave del proyecto tan pronto como tengas el plan implementado, y agrega recordatorios en tu calendario para los registros regulares e incluso los correos electrónicos del proyecto, de modo que estés al tanto de los elementos importantes que has definido en tu plan.

Si te encuentras fuera de tu plan de comunicaciones en cualquier momento y tienes problemas para volver a él, reconsidera el enfoque que has utilizado. ¿Todavía se alinea con los objetivos de tu proyecto? ¿Han cambiado los objetivos (o las partes interesadas) de alguna manera desde que comenzó el proyecto? ¿Hay formas más efectivas de transmitir la información del proyecto en este momento?

Plan de Comunicación = Éxito

Tener un plan de comunicación de proyecto sobre el proyecto en el que trabajé hace años me habría dado las herramientas para ver esas señales de alerta tan pronto como ocurrieron. Un plan también me hubiera permitido reevaluar mi enfoque y las necesidades de mi cliente y comunicarme a través de otros métodos que podrían haber sido más efectivos.

Independientemente de cuán formal o informal sea el plan de comunicación de tu proyecto, puede ser la diferencia entre un proyecto altamente exitoso y eficiente, y un proyecto que simplemente se está desarrollando sin un plan sólido. Piensa en esto como otra forma de establecer y verificar las expectativas a lo largo de un proyecto, y una manera de garantizar una comunicación exitosa y significativa con facilidad.

¿Te Sientes Seguro de tu Plan de Comunicación?

¿Te sientes confiado en tu capacidad para elaborar un plan de comunicación de un proyecto que realmente funcione en el mundo real? (y sí, ¡esto es posible!)

Ya sea que estés capacitado formalmente como gerente de proyectos o gerente de cuentas elegido para desempeñar el papel, tu trabajo es ser una fuente de confianza y tener una comunicación perfecta desde el inicio de cada proyecto.

Si estás buscando respuestas (¡y como Gerente, Administrador o Gestor de Proyectos, siempre deberías estarlo!), puedes aumentar tu confianza como gerente de proyectos en nuestro próximo curso en línea de Gestión de Proyectos en Mastering Digital. Desarrollarás tu repertorio de habilidades en todo, desde presupuestos hasta técnicas de liderazgo y comunicación efectivas: para mejorar tu carrera de gerencia de proyectos, comienza aquí:

¿Qué Opinas?

¿Qué tan esencial es un plan de comunicación de proyecto para el éxito de un proyecto? ¿Crees que siempre deberíamos escribir un plan de comunicación para nuestros proyectos, independientemente de su tamaño? ¡Dime lo que piensas, déjanos un comentario!

Natalie Semczuk

Natalie Semczuk

Natalie es una consultora de proyectos digitales que trabaja de forma remota y vive en el suroeste de los Estados Unidos. Su trabajo se centra en ayudar a las agencias pequeñas y medianas y los departamentos web internos a gestionar proyectos digitales, servicios a clientes e implementar procesos que ayuden a los equipos de diseño y desarrollo a trabajar mejor juntos. También se especializa en implementar sistemas de proyectos en equipos remotos. Natalie dirige el blog PM Reactions y disfruta de la ficción distópica, el yoga y de beber demasiado café. Encuéntrala en Twitter @talkanatalka o en su sitio web, talkanatalka.com.

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