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Ciclo de Vida de los Proyectos: La Guía Completa

By 01/11/2019 One Comment

¿Estás confundido sobre de qué se trata el ciclo de vida de los proyectos? En esta guía completa para el ciclo de vida o las fases de la administración de proyectos, te daremos información detallada con enlaces útiles para obtener más información sobre la gestión de las diferentes partes del proceso de dirección de proyectos. El ciclo de vida de la gestión del proyecto es realmente una manera más elegante de describir la vida de un proyecto (de diseño web, de marketing, etc.). Se trata de cómo suceden los proyectos; cómo se maneja un proyecto desde la primera reunión hasta la entrega. Cada proyecto tiene un comienzo y un final – inicio, planificación, ejecución – nace, crece y luego ‘muere’, al completarse su ciclo de vida.

El PMI (Project Management Institute) tomó lo que en realidad es sentido común y lo llamó el ciclo de vida de la gerencia del proyecto. Es el estándar de facto para la entrega de proyectos, el cual puedes encontrar en su fascinante Libro de Conocimientos de Gestión de Proyectos (PMBOK) de 589 páginas, en su 5ta edición. Esa es una lectura realmente larga y, para ser honesto, aburrida, así que aquí tienes una versión resumida del ciclo de vida de la gestión de proyectos que contiene todos los puntos importantes.

El ciclo de vida de la gerencia de proyectos describe el proceso de alto nivel de entrega de un proyecto y los pasos que debes seguir para hacerlo realidad. Y si bien el ciclo de vida de la administración de proyectos puede no parecer tan interesante, es importante porque el ciclo de vida de la gestión de proyectos es lo que lideramos y facilitamos como gerentes de proyectos.

La cruz de la vida de cualquier proyecto es la misma: definir los objetivos de un proyecto y luego llevar a cabo el trabajo para cumplir esos objetivos. Los diferentes gestores de proyecto o agencias pueden usar términos ligeramente diferentes para describir las fases del proyecto, pero fundamentalmente, son casi iguales.

La vida de un proyecto siempre tiene que comenzar en alguna parte, y el problema que necesita solución debe definirse (inicio de un proyecto). Debe crearse una solución para ese problema y un enfoque para hacerlo (planificación de un proyecto). Ese plan debe ponerse en acción (ejecución de un proyecto) mientras se realiza un seguimiento para asegurarse de que realmente hace lo que debería (monitorear y controlar). Luego, el proyecto se implementa, el rendimiento se evalúa y el proyecto finaliza (cierre). Esa es la esencia del ciclo de vida de los proyectos.

Project Management Life cycle phases

Las etapas de un proyecto o el ciclo de vida de la administración del mismo.

Si te preguntas cuáles son las partes de un proyecto, el PMI ha definido los cinco grupos de procesos que se unen para formar el ciclo de vida de de los proyectos:

  1. Inicio
  2. Planificación
  3. Ejecución
  4. Monitoreo y Control
  5. Cierre

En este artículo, veremos con detalle en qué consisten estas fases del ciclo de vida de la gerencia de proyectos, los pasos clave de la gerencia de proyectos y cómo pueden ayudarte a entregar un proyecto exitoso y bien administrado.

El Ciclo de Vida de Los Proyectos

1. Inicio: Determinar lo Que Debe Hacerse

El inicio, la primera fase del ciclo de vida de los proyectos se trata de en marcha un proyecto, con tu equipo y con el cliente, y obtener su compromiso para iniciar el proyecto. Reúnes toda la información disponible de manera sistemática para definir el alcance, el costo y los recursos del proyecto. El objetivo de la fase de iniciación es tomar una breve descripción de un proyecto y definirlo en términos de lo que debes hacer y lograr para tener éxito.

Por lo general, esto requiere identificar a las partes interesadas del proyecto y asegurarse de que todos compartan la misma percepción de lo que es el proyecto y estar de acuerdo con el modelo comercial presentado, el problema que el proyecto está tratando de resolver. También durante la fase de inicio del proyecto, decides si es factible entregar el modelo comercial. Como administrador del proyecto, deberás realizar una investigación adecuada para determinar los objetivos del proyecto y luego proponer una ruta para lograrlos. Una vez aprobada, pasas a la siguiente fase.

Pasos clave en la gestión del proyecto para iniciar un proyecto:

  • Crea una Carta del Proyecto – ¿Cuál es la visión, el objetivo y las metas de este proyecto?
  • Identifica el Alcance y los Resultados Importantes – ¿Cuál es el producto o servicio que debe proporcionarse?
  • Realiza un Estudio de Viabilidad – ¿Cuál es el problema principal y cuáles son sus posibles soluciones?
  • Estima el Costo de alto nivel e idea un Modelo Comercial – ¿Cuáles son los costos y beneficios de la solución?
  • Identifica a las Partes Interesadas – ¿a quiénes afecta este proyecto, cómo y cuáles son sus necesidades?

Por lo general, para las metodologías Prince2 o PMI, éstas se resumen en un Acta de Constitución del Proyecto (PID), pero en una agencia, la información generalmente se captura en un enunciado del alcance de un proyecto (SoW) que cubre solo la fase de inicio.

2. Fase de Planificación: Determinar lo Que Debe Hacerse, y Cómo

Después de obtener la aprobación inicial para proceder, puedes comenzar la planificación del proyecto. Probablemente esta sea la fase más crítica en el ciclo de vida de los proyectos. Si lo haces mal, reducirás mucho tus posibilidades de entregar tus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. La planificación es donde se determina todo el trabajo a realizar y se crea la hoja de ruta que se sigue durante el resto del proyecto para entregarlo. Es durante la fase de planificación que descubres cómo realizarás el proyecto y responderás las preguntas: ¿qué vamos a hacer exactamente, cómo lo haremos, cuándo lo haremos y cómo sabremos cuando esté listo?

En este punto del ciclo de vida de los proyectos, tomas los objetivos de los proyectos y los analizas para decidir cómo alcanzarlos. Es importante evaluar dichos objetivos con tres criterios: ¿Qué es posible, apasionante e integral?

  • Posible – luchar por algo que es alcanzable. Pregúntate, ¿esta solución va acorde al presupuesto? ¿Mi equipo tiene la capacidad de hacer esto? ¿Tenemos suficiente tiempo? Establecer metas poco realistas es prepararte para fracasar.
  • Apasionante – los proyectos son difíciles, por lo que querrás un equipo emocionalmente comprometido con el proyecto. Pregúntate: ¿Es este un proyecto que puede apasionar a tu equipo? ¿Es algo que puede unirlos para colaborar y lograr el mismo objetivo? A pesar de que su trabajo es hacer lo que tú les dices que hagan, nadie va a invertir en algo que no cree que valga la pena.
  • Integral – ¿tiene esto el potencial para convertirse en un éxito innovador? ¿Es esto una solución integral al problema que se te planteó o es realmente sólo una solución parcial o temporal? ¿Tiene el potencial de ser mejorada, desarrollada y de convertirse en algo permanente?

Me gusta este ‘Lente de Objetivos de las 3 P’, pero tal vez también estés familiarizado con el principio de establecer objetivos CLAROS: este es un marco útil para garantizar que los objetivos sean Colaborativos, Limitados, Apreciables y Refinables. Lee más sobre ellos y sus beneficios sobre los objetivos INTELIGENTES, aquí.

Toda la planificación se incorpora a un plan de proyecto y, en general, un enunciado del alcance del proyecto que describe las actividades, tareas, dependencias y plazos, así como los costos – los tres componentes fundamentales del proceso de planificación. Además, es prudente desarrollar un plan de recursos, calidad, riesgo, criterios de aceptación, comunicación y adquisiciones.

Pasos clave en la gestión de proyectos para la planificación de un proyecto:

3. Ejecutar: Hacer un Proyecto Realidad

Esta es la parte del ciclo de vida de los proyectos en la que finalmente puedes ejecutar tu increíble plan de proyecto, es donde la planificación se convierte en acción. Asignas tus recursos, los informas, estableces las reglas básicas y se los presentas el uno al otro. Después de eso, todos se ponen de pie para realizar el trabajo identificado en la planificación. Pan comido.

Como gerente o director de proyectos, pasas de hablar sobre un proyecto y crear documentación para obtener luz verde para continuar con la ejecución o implementación de un proyecto, a dirigir al equipo y administrarlos hacia la entrega. Pasarás el tiempo en sesiones informativas, reuniones y revisiones de los entregables de un proyecto para liderar el equipo y mantenerlo todo en marcha.

Pasos clave en la administración del proyecto para ejecutar un proyecto:

4. Monitoreo y Control: Mantener un Proyecto Activo

Aquí es donde todo puede tornarse difícil. Paralelamente a la ejecución de proyectos, como gestor de proyectos, debes informar sobre el desempeño y supervisar y controlar los proyectos. Eso significa monitorear la vida útil de los proyectos para garantizar que se están desarrollando de acuerdo a la planificación, y si no lo están, controlarlos, encontrando soluciones para volver a encarrilarlos.

Primero, eso significa asegurarse de capturar los datos (generalmente derivados de planillas horarias y de tareas completadas) para hacer un seguimiento del progreso de manera efectiva frente a la planificación original. En segundo lugar, significa tomar los datos y comparar la finalización de la tarea, el gasto presupuestario y el cronograma asignado en la planificación original. Al comparar el plan con los datos reales, puedes establecer si se están logrando o no los objetivos en cuanto a cronograma, costo, calidad y éxito.

Y cuando te das cuenta de que las cosas no van acorde a lo planeado (rara vez lo hacen), debes descifrar las opciones para hacer pivotar el proyecto de modo que aún brinde algo con lo que el cliente esté satisfecho, y que a su vez cumpla con el presupuesto, las fechas impuestas y las limitaciones de calidad. Consejo: por lo general, eso significa reducir el alcance.

Pasos clave en la gestión del proyecto para supervisar y controlar un proyecto:

  • Gestión de Costos y Tiempo – revisa las hojas de asistencia y los gastos para registrar, controlar y realizar un seguimiento del presupuesto, cronograma y tareas del proyecto.
  • Gestión de la Calidad – revisa los resultados para garantizar que cumplan con los criterios de aceptación definidos.
  • Monitorea, controla, administra y reduce los Riesgos y problemas potenciales.
  • Administración de Aceptación – realiza pruebas de aceptación del usuario y crea un sistema de revisión, asegurándote de que los resultados cumplan con las necesidades del cliente.
  • Gestión de Cambios – cuando el proyecto no sale como fue planificado, debes gestionar el proceso de cambios con el cliente para garantizar que estén satisfechos con los cambios necesarios.

5. Cierre: Finalización del Proyecto

En esta fase final del ciclo de vida de los proyectos, tu proyecto finaliza y tu trabajo como gerente de proyecto también. Pero el proyecto aún no ha terminado, echa un vistazo a nuestro artículo sobre Cómo gestionar un proyecto cuando está listo. En este punto, antes de que todos lo olviden, es práctico tener una reunión posterior a la revisión del proyecto o una ‘autopsia’ para analizar las fortalezas y debilidades del proyecto y el equipo, qué salió mal y qué no salió tan bien y cómo mejorar a futuro. Es una gran oportunidad para reconocer a los miembros valiosos del equipo y celebrar los éxitos.

Pasos clave en la gestión del proyecto para cerrar un proyecto:

  • Análisis del Rendimiento del Proyecto – esta es una visión general de cómo se gestionó el proyecto y si las estimaciones iniciales de costo y beneficio fueron precisas. ¿Hubo riesgos imprevistos? ¿Qué problemas surgieron y qué tan bien fueron tratados? ¿Se cambió el plan del proyecto, y cómo?
  • Análisis del Equipo – ¿Todos hicieron lo que se les asignó? ¿Fueron lo suficientemente apasionados? ¿Se mantuvieron minuciosos y responsables? ¿Fue la comunicación dentro del equipo sana y constructiva?
  • Cierre del Proyecto – documenta las tareas necesarias para llevar la vida útil del proyecto a un final oficial. Esto incluye el cierre de acuerdos con proveedores, la firma de contratos y la entrega de toda la documentación necesaria del proyecto.
  • Revisión Posterior a la Implementación – redacta un análisis formal de los puntos fuertes y las fallas, y las lecciones aprendidas resultantes y sugerencias para el futuro. Al final de cada proyecto exitoso, aprenderás que siempre hay un margen de mejora.

Sencillo, ¿verdad?

Ben Aston

Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

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