Como gerentes de proyectos, si hay algo que todos sabemos con certeza, es que nada es seguro, por lo que debemos saber cómo comenzar una introducción de un proyecto. La gestión de los cambios y las variables inesperadas vienen con el territorio, pero quizás uno de los mayores desafíos a los que te enfrentarás como Gerente de Proyectos es entrar a un proyecto que ya está en marcha. Tal vez acabas de comenzar en tu nuevo trabajo y te incorporas a un proyecto en curso, u otro Gerente de Proyectos se retiró del proyecto repentinamente y estás ocupando su lugar.

A continuación, describo las 10 preguntas de administración de proyectos que cada gestor de proyecto debe plantearse cuando se involucra en un nuevo proyecto o busca cómo empezar una introducción de un proyecto.

Por supuesto, esta lista es solo un punto de partida y no es un sustituto de la capacitación oficial de gerencia de proyectos. ¡Pero estas preguntas fundamentales pueden servirte de guía para ver cómo iniciar una introducción para un proyecto y trabajar sin problemas cuando estés corto de tiempo! Por supuesto, estas preguntas pueden adaptarse a cualquier proyecto o cliente único, y pueden hacerse en persona en una reunión, o de manera virtual, por correo electrónico o por teléfono. No importa cómo las hagas, documenta las respuestas para que puedas consultarlas más tarde o compartirlas con el equipo / partes interesadas según sea necesario.

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10 Preguntas de Gestión de Proyectos Que Debes Hacer Antes de Comenzar un Proyecto

1. ¿Qué Es Lo Que Realmente Estamos Entregando?

Un proyecto puede tener un producto global: un sitio web, un programa, un evento, un diseño de marca, pero la mayoría de los proyectos se componen de varias o más fases o elementos que deben completarse en un cierto orden. Toda la documentación, incluido el enunciado de alcance de un proyecto y el alcance de trabajo, el contrato y el plan de trabajo, se debe incluir una lista sencilla de cada elemento que se espera que entregue tu equipo. ¿Cómo empezar la introducción de un proyecto? Por ejemplo, si estás construyendo un sitio web, podrías incluir:

  • incio
  • estrategia de contenido
  • wireframes
  • primera ronda de diseño
  • segunda ronda de diseño
  • tercera ronda de diseño
  • desarrollo
  • entrada de contenido
  • pruebas
  • lanzamiento
  • soporte

A pesar de que el proyecto es un “sitio web”, es tu responsabilidad como Administrador de Proyectos mantenerte al tanto de cada uno de los resultados y las partes móviles para garantizar que se completen en orden, a tiempo y según las especificaciones. Pídele a tu jefe, equipo o cliente que confirme que tienes la lista completa de resultados y que no falta nada. También asegúrate de averiguar lo que se ha completado, lo que está en progreso y lo que está por venir.

2. ¿Qué Es Lo Que NO Estamos Entregando?

Saber lo que es parte del proyecto es igual de importante como lo es saber lo que NO lo es. Esta es una de las formas más sencillas de evitar el aumento de alcance, la confusión y el trabajo adicional. Por ejemplo, en el sitio web simple del # 1, tu empresa proporciona estrategia de contenido, pero ¿eso significa que también está escribiendo toda la copia y proporcionando fotografías, videos o ilustraciones / elementos visuales para acompañarla? Asegúrate de preguntarle a las partes interesadas si proporcionarán estos tipos de elementos o si desean agregarlos al alcance.

También hay, por supuesto, un término medio, donde tal vez recomiendes a otra empresa o una empresa asociada para que proporcione algunos servicios adicionales. De cualquier manera, es increíblemente importante determinar desde el principio quién será responsable de todos los elementos del proyecto, de modo que 2 semanas antes del lanzamiento no tengas un que explicarle a tu cliente que pensaste que ÉL proporcionaría la copia, y él asumió que TÚ la proporcionarías. Si el Gestor de Proyectos anterior en el proyecto ya repasó esto con el cliente, volver a preguntar podría ser una buena oportunidad para verificar si el cliente ha cambiado de opinión o si esta podría ser una oportunidad para vender más servicios.

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Porque no podemos hacerlo todo.

3. ¿Hay Una Fecha Límite?

La mayoría de los proyectos tienen plazos, y lo creas o no, eso es algo bueno. Tener una cantidad concreta de tiempo dentro del cual debes completar un proyecto ayuda a tu equipo a mantenerse enfocado, garantiza -con suerte- que el cliente se mantenga enfocado y te ayuda a determinar el tiempo y el presupuesto. Cuando aterrices en un nuevo proyecto, pregúntale a las partes interesadas sobre los plazos. Quizás haya una fecha límite firme debido al lanzamiento de un producto, un evento o una restricción presupuestaria. (A esto lo llamo una “fecha límite de entrega inmediata”). A veces, verás que las fechas límite pueden ser un poco más flexibles, es decir, “nos gustaría que esto esté listo en algún momento de este verano”. De cualquier manera, como gerente del proyecto, debes determinar de forma rápida cuál es la fecha límite para que puedas planificar desde allí hacia atrás. Este también es un buen momento para verificar el progreso frente a tu línea de tiempo – hasta que llegaste al proyecto. ¿El equipo estaba encaminado para terminar antes de la fecha límite? Si es así, ¡genial! Si no es así, esta es tu oportunidad de evaluar lo que está mal y tratar de solucionarlo para encaminar el proyecto de nuevo.

4. ¿Cuál es el Punto de Referencia Para el Éxito?

Esta es una de las preguntas de administración de proyectos más importantes que debe formularse al momento de preguntarse cómo comenzar una introducción de un proyecto. Un objetivo puede parecer sencillo, por ejemplo, crear y lanzar un nuevo sitio web. Pero no tengas miedo de profundizar un poco más. Pregúntale a tus clientes y partes interesadas qué es lo que realmente están tratando de lograr con este trabajo. ¿Quieren dar a conocer más su marca? ¿Asegurar un lanzamiento exitoso de un producto o programa? ¿Adquirir más usuarios? ¿Aumentar los ingresos? Haz que tu cliente se abra contigo acerca de por qué se está embarcando en este proyecto y mantén ese objetivo a la vanguardia de las discusiones. Saber cómo será el éxito realmente puede ayudar a tu equipo a mantenerse enfocado y tomar decisiones importantes a lo largo de la vida útil del proyecto.

Llegar a la mitad del proyecto a lo largo de su vida útil también significa que es un buen momento para que le preguntes a las partes interesadas si sus objetivos / visión han cambiado en absoluto desde el inicio, y cómo puedes ayudarlos de manera más efectiva a alcanzar todos estos objetivos.

5. ¿Quién es el Cliente … Realmente?

Si trabajas en una agencia, estoy seguro de que esto te ha sucedido. ¡Sé que me ha pasado más veces de las que puedo contar! Mientras estás postulándote para un proyecto, estás tratando con una o quizás dos personas, pero luego, una vez que el trabajo está en marcha, de repente, otras personas comienzan a salir de la nada para ofrecer comentarios y tomar decisiones. No culpo a los clientes por traer a muchos chefs a la cocina; esto podría ser un tema de política, o tal vez el colaborador inicial quiera obtener una segunda (o tercera, o cuarta o quinta) opinión sobre el trabajo, para así no ser los únicos responsables del éxito del producto final. Después de todo, debemos recordar que, en muchos casos, los clientes invierten mucho tiempo y confianza en tu equipo y tienen derecho a cierto nivel de participación en el trabajo. Cualquiera que sea la razón, personalmente creo que puedes manejar este fenómeno, a veces frustrante, de “clientes múltiples” simplemente preguntando desde el principio: “¿Cúal opinión es la importante? ¿Hay partes interesadas adicionales que se incorporarán para ofrecer comentarios con el paso del tiempo?” De esta manera, no sólo puedes prepararte para el frenesí, en caso de que ocurra, sino que también puedes recordarle a tu cliente principal, si es necesario, que habían acordado que sólo tomarías las notas de 2 o 3 personas, y ahora que 10 personas están colaborando, es posible que te encuentres un poco abrumado.

6. ¿Quién es el Punto de Contacto?

Esta pregunta puede parecer redundante si ya estás trabajando con un equipo de proyecto aparentemente dedicado, pero es sumamente importante determinar quién es el punto de contacto PRINCIPAL, en caso de emergencia o de alguna toma de decisiones importantes en el proyecto. Y una pregunta adicional sobre la administración de proyectos: descubre cuál es su método preferido de comunicación. ¿Correo electrónico? ¿Teléfono de oficina? ¿Teléfono móvil? La última cosa de la que querrás preocuparte si algo se sale de lo planeado dentro del proyecto, es de a quién debes contactar e incluso si leerá o no tu correo electrónico.

7. ¿Quién Está Haciendo el Trabajo?

La mayoría de las preguntas de gestión de proyectos en esta lista son las que le harás a tus clientes / partes interesadas, pero esta pregunta es extremadamente importante y se trata de tu equipo interno. Tal vez te estás uniendo a un proyecto en el que ya conoces a los diseñadores, desarrolladores, etc., o tal vez acabas de comenzar en una nueva empresa en la que no conoces a nadie en absoluto. De cualquier manera, tan pronto como tengas personal en el proyecto, asegúrate de tener a las personas adecuadas para el trabajo. Una pregunta para hacerte antes de considerar cómo comenzar la introducción de un proyecto es, ¿todos tienen las habilidades necesarias para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto? ¿Alguien en el equipo necesita entrenamiento o apoyo adicional? ¿Has ocupado todos los roles necesarios e investigado contratistas / independientes si necesitas ayuda adicionales?

8. ¿Cuál es la Audiencia Para el Proyecto?

Frecuentemente, en la administración de proyectos, pensamos que cada proyecto tiene dos grupos de partes interesadas: el cliente o la persona que solicita que se realice el trabajo, y el equipo o las personas que realizan el trabajo. Pero generalmente hay un tercer grupo de partes interesadas, a veces silencioso: la audiencia / consumidor / destinatario / usuario que interactuará, comprará o verá el trabajo cuando hayas terminado. La audiencia para el trabajo es extremadamente importante. Algunos proyectos permitirán que se realicen encuestas o investigaciones para aprender más sobre el consumidor en el otro extremo del trabajo de tu proyecto, pero si no es así, aún puedes hacerle esta pregunta al cliente, a tu equipo y a ti mismo: ¿Para quién estamos construyendo esto? ¿Qué es importante para ellos? Las respuestas a estas preguntas de gerencia de proyectos sin duda te ayudarán a mantenerte enfocado en lo que realmente estás tratando de lograr.

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Es importante conocer a la audiencia para ganársela.

9. ¿Se Ha Hecho Esto Antes?

Incluso el trabajo más innovador, único y notable en nuestra industria generalmente se basa o se inspira en algo que se hizo antes. ¡No te sientas avergonzado por ver qué más se ha hecho en este espectro o por organizaciones similares cuando se te asigna un nuevo proyecto! Esta es una pregunta muy importante al momento de meditar cómo comenzar una introducción de un proyecto. Preguntarle a tus partes interesadas, (clientes Y equipo interno), qué otros proyectos se han hecho antes de los cuales el equipo pueda inspirarse / aprender es una excelente manera de que todos estén entusiasmados con el trabajo que se avecina, obtener nuevas ideas y estar al tanto de la competencia. Me encanta pedirles a los clientes que me muestren ejemplos de productos / proyectos que los inspiren para que mi equipo sepa a qué apuntar, y con dedicación, pueda superar las expectativas.

10. ¿Qué Podría Interponerse en el Camino?

Lo creas o no, creo que esta podría ser mi pregunta favorita cuando me encargo de un nuevo proyecto. Puede parecer un poco complicado profundizar en todos los problemas potenciales que pueden enfrentar como equipo que se embarca en este trabajo, pero creo que unirse para identificar responsablemente posibles obstáculos al éxito no es solo un ejercicio de humildad -admitir que algo podría salir mal en cualquier momento-, pero también puede ayudarte a estar preparado para cuando llegue dicho momento. Es de esperar que ya todo esté a prueba de errores comunes: personal, cronograma, presupuesto, especificaciones técnicas, etc., pero, ¿qué más podría impedir que todo suceda de acuerdo al plan? Reúnete con tu equipo y pregúntale a tus partes interesadas qué prevén como posibles obstáculos hacia el éxito, o qué barreras ya han surgido, y luego asegúrate, como gerente del proyecto, de que todos estén informados acerca de estos problemas y estén preparados para enfrentarlos en caso de que vuelvan a surgir.

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Porque las cosas pueden estorbar, ¿verdad?

¿Qué Opinas?

¿Hay alguna pregunta importante que no hayamos mencionado? ¿Cómo comienzas tú a escribir una introducción al proyecto? Háznoslo saber en los comentarios.

Joanna Leigh Simon

Joanna Leigh Simon

Joanna Leigh Simon es productora de The Heads of State, un estudio de diseño y branding en Filadelfia, Pensilvania. Al trabajar en agencias pequeñas y agitadas durante los últimos 7 años, ha realizado cientos de proyectos en varios medios, incluidos sitios web, videos y películas, publicidad, desarrollo de marca y diseño gráfico. Al ser buena en todo y excelente para mucho más, los roles de Joanna cambian diariamente, desde la gestión de proyectos y el monitoreo de tráfico hasta servicios al cliente, estrategia, redacción, adquisición de proveedores, desarrollo comercial e implementación de procesos. Algunos de sus clientes incluyen a Johnson & Johnson, The Greater Philadelphia Tourism & Marketing Corporation (GPTMC), Interboro Spirits & Ales, New Balance, Conan en TBS y Penguin Books.

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