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Schreibe einen Projektplan, auf den du stolz bist (+ Projektplan-Beispiele)

By 11/08/2019 No Comments

Du willst wissen, wie man einen Projektplan erstellt, der nützlich und realistisch ist? In diesem Beitrag stelle ich den Hintergrund, Beispiele, Checkliste und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung, die dir helfen, genau das zu tun.

Was wir in diesem Projektplanleitfaden behandeln werden:

  • Grundlagen der Projektplanung (Was ist ein Projektplan? Warum ist er wichtig?)
  • Einfaches Beispiel für einen Projektplan
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Projektplans
  • Projektplan-Checkliste Infografik

Am Ende dieses Beitrags wirst du wissen, wie man einen Projektplan schreibt, was man einbeziehen soll und wie man ihn in deinen Projekten so nützlich wie möglich macht.

Project Plan Guide

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan ist ein Leitfaden, der die Schritte veranschaulicht, die du durchführen musst, um von A nach B zu kommen. Der Leitfaden zeigt, wie du von deiner aktuellen Situation in die gewünschte zukünftige Situation kommst. Das Ganze kann so einfach sein wie ein Gekritzel auf der Rückseite einer Serviette oder ein paar Zeilen in Excel. In der Regel wird es jedoch als Gantt-Diagramm dargestellt, das in Microsoft Project oder in einem der alternativen Planungstools von Microsoft Project erstellt wurde.

Ein Projektplan beinhaltet in der Regel Folgendes:

  • Phasen eines Projekts
  • Aktivitäten oder Aufgaben in jeder Phase
  • Aufgabenstart- und -enddatum
  • Interdependenzen zwischen Aufgaben
  • Meilensteine
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Warum die Projektplanung weiterhin eine große Rolle spielt

Einst der Stolz der Projektmanager auf der ganzen Welt, hat sich der bescheidene Projektplan einen eher schlechten Ruf verschafft. Wenn du dich fragst:

Spielt ein Projektplan in der Post-Waterfall-Zeit der agile eine Rolle?

Die Antwort ist immer noch ja.

Schließlich wollen die Kunden immer noch Antworten auf Fragen wie,

  • Wann wird das Projekt eingereicht?
  • Wie viel wird es kosten?
  • Was genau wird bereitgestellt?
  • Wie wird es bereitgestellt?

Wenn du dich für die „Keine Projektplan-Alternative“ entscheidest, ist es schwierig, diese scheinbar einfachen Fragen des Projektmanagements zu beantworten. Die Realität ist, dass Kunden wissen müssen, was sie bekommen, wann und für wie viel, bevor sie es unterzeichnen können. Und das nicht nur für Kunden – als Projektmanager brauchst du einen Projektplan, um festzustellen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Du kannst es nicht wissen, es sei denn, du hast etwas, woran du dich richten kannst.

Dennoch gibt es immer noch viele Leute, die sagen würden: „Aber sind Projektpläne für komplexe IT-Projekte nicht nur Zeitverschwendung?“ Es wird argumentiert, dass Projektpläne nicht die Realität der anstehenden Aufgaben widerspiegeln, dass sie die Teams künstlich von der Selbstoptimierung abhalten und dass sie durch ständige Veränderungen ständig überholt sind.

Diese Argumente werfen einen wichtigen Punkt in der Projektplanung auf. Schnelllebige Branchen mit komplexen Projekten (z.B. Digital und IT) fordern einen neuen Ansatz in der Projektplanung. Statt eines statischen Dokuments müssen unsere Projektpläne zum Leben erweckt werden – die besten Projektpläne sind heute diejenigen, die zugänglich, für eine Vielzahl von Benutzern sind, leicht verständlich und sehr anpassungsfähig.

Wenn sie gut gemacht werden, bringen Projektpläne viele Vorteile für deine Projekte. Nachfolgend findest du 7 Gründe, warum du die Projektpläne noch nicht verwerfen solltest.

7 Gründe, warum ein Projektplan wichtig ist

Hier sind sieben Gründe, warum Projektpläne wahrscheinlich das wichtigste Element in der Projektdokumentation sind.

7 reasons why project plans matter infographic

Bevor du mit deinem Projektplan beginnst

Bevor du loslegst, solltest du dich an diese wichtigen Punkte bezüglich der Projektpläne erinnern:

  1. Ein Projektplan sollte viel mehr sein als eine Roadmap; um einem Kunden einen vollständigen Überblick über ein Projekt zu geben, sollte er auch mit einer Schätzung und einer Leistungsbeschreibung kombiniert werden.
  2. Eine gute Projektplanung ist nicht schwierig, aber sie braucht Zeit. Und es ist keine einmalige Sache. Du erstellst einen Plan und verfeinerst ihn kontinuierlich.
  3. Hol mehr aus deinem Projektplan heraus, indem du ihn präsentierst. Vergeude nicht all deine Mühe, etwas zu machen, das nur du sehen wirst. Mache mehr daraus, indem du ihn in eine Präsentation für Kunden umwandelst. So werden die Grenzen und der Umfang der Arbeit besser verstanden. Es wird ihnen auch helfen zu verstehen, ob die vorgeschlagene Arbeit das liefert, was sie wollen und ob der Prozess, den du vorschlägst, die Ergebnisse liefert, für die sie bezahlen.

Die 5 großen Briefing-Fragen für einen Projektplan

Bevor du mit der Erstellung des Projektplans beginnst, musst du die Kurzfassung des Projekts verstehen – was du erreichen willst. Ohne die Ziele des Projekts zu verstehen, gibt es keine Möglichkeit, sie zu erreichen. Zumindest musst du dir darüber im Klaren sein:

  • Warum? Die strategischen Ziele des Projekts.
  • Was? Die Aktivitäten (oder Prozesse), Ausgaben und Leistungen.
  • Wann? Die Termine und Abhängigkeiten.
  • Wie? Der Prozess oder die Methodik.
  • Wer? Der Kunde und sein Stakeholder-Team.

Woher bekommst du diese Informationen? Normalerweise hilft uns ein gutes Kick-off-Meeting, ein geeignetes Projektbriefing zu erstellen. Wenn du letztendlich nicht verstehst, warum du ein Projekt machst, dann kann es sein, dass du auf die falsche Fährte gerätst. Du konzentrierst dich vielleicht nicht so gut auf dein Projekt wie du solltest. Du beziehst möglicherweise unnötige Aktivitäten in den Prozess ein und/oder sorgst für einige Ausgaben, die nicht sinnvoll sind.

Sobald du dir über das Warum, Was, Wann, Wie und Wer eines Projekts im Klaren bist, kannst du mit der Erstellung deines Projektplans beginnen. Beginnen wir mit einem einfachen Beispiel für einen Projektplan.

Einfaches Beispiel für einen Projektplan: Einen Kuchen backen

Nachfolgend findest du einen einfachen Projektplan, der vier Phasen eines ziemlich mühsamen Projekts zeigt, das wir uns ausgedacht haben, um einen Kuchen zuzubereiten. Der Projektplan zeigt den Prozess, von unserem aktuellen Zustand (kein Kuchen) zu unserem gewünschten zukünftigen Zustand (Kuchen essen) zu gelangen. Daraus ersehen wir, wie lange der Prozess dauern wird und in welcher Reihenfolge die Schritte zur Herstellung des Kuchens ablaufen werden.

Simple Project Plan Example - Making a Cake

Einfaches Beispiel für einen Projektplan mit Microsoft Project – Ein Projektplan zur Herstellung eines Kuchens

Der Projektplan zeigt:

  • die 4 Phasen des Projekts (fett gedruckt)
    • Einleitung
    • Planung
    • Backen
    • Auswerten
  • jede der Teilaufgaben, mit einer
    • Teilaufgabenzeiten
    • Start- und Enddatum
    • Meilensteine (die schwarzen Diamanten)
    • Abhängigkeiten

Leider zeigt dieses Projekt, dass keine Ressourcen für eine der Aufgaben zugewiesen wurden, so dass wir immer noch niemanden haben, der den Kuchen tatsächlich macht. Wir werden jemanden finden müssen, der das tut! Schließlich kannst du oben im Bild sehen, dass Microsoft Project uns auch eine Zeitachsenübersicht zur Verfügung stellt, so dass du eine 50.000 Fuß lange Ansicht sehen kannst, in der das Projekt, die Phasen, Meilensteine und der Fortschritt zusammengefasst sind.

Wie man den perfekten Projektplan in 10 Schritten erstellt

Nun werden wir lernen, wie man einen Projektplan erstellt – einen, der in Einklang mit der Art und Weise steht, wie wir Projekte im 21. Jahrhundert managen.

Wir haben diese Checkliste als praktische Anleitung zur Erstellung eines Projektplans für jedes Projekt entwickelt. Ob es sich nun um einen großen Kuchen, eine große Website-Plattform oder sogar um etwas Nicht-Digitales handelt, die Prinzipien und Schritte sind die gleichen.

Hier ist eine infografische Zusammenfassung der Schritte. Nachfolgend findest du detaillierte Erläuterungen.

How to create a perfect project plan - infographic

Checkliste für den Projektmanagement-Plan

In dieser Checkliste für den Projektmanagement-Plan haben wir die Erstellung des Projektplans auf zehn einfache Schritte vereinfacht:

  1. Den Workflow definieren
  2. Den Planungshorizont festlegen
  3. Unterteilen
  4. Fragen statt raten
  5. Hinterfragen
  6. Zeit für Änderungen einplanen
  7. Plane, dass es nicht alles nach Plan läuft.
  8. Einwandfreier Abschluss
  9. Post-Projekt Prüfung & Optimierung
  10. Meilensteine & Baselines

1. Definiere deinen Workflow

Erstelle einen groben Plan. Skizziere den gesamten Ablauf deines Projekts von der Initiierung bis zum Abschluss. Lege die einzelnen Projektphasen sowie die wahrscheinlichen Aktivitäten und Aufgaben fest, die in jeder Phase zum Abschluss des Projekts erforderlich sind.

Bei der Erstellung eines Projektplans kann es manchmal verlockend sein, direkt in dein Projektplanungstool einzutauchen und alle Aufgaben hinzuzufügen, die erledigt werden müssen. Aber bevor du bestimmte Aufgaben und Projektmeilensteine einträgst, solltest du sicherstellen, dass du die gesamte Projektstruktur richtig zusammenstellst. Das bedeutet, dass zuerst der Workflow definiert wird und wie die verschiedenen Phasen der Arbeit aussehen werden. Wenn du das richtig machst, macht es das Hinzufügen bestimmter Aufgaben im Nachhinein viel einfacher. In diesem Stadium geht es nicht um die eigentlichen Aufgaben, sondern darum, wie die Aufgaben gruppiert werden können und die Teilaufgaben innerhalb jeder Phase.

2. Lege deinen Planungshorizont fest

Meinst du, du bist realistisch? Ermittle wie weit du genau im Voraus planen kannst. Plane nur das, was du weißt im Detail und mache großzügige Vorkehrungen für den Rest des Projekts, damit du dich und dein Team nicht überforderst.

Ein Planungshorizont ist der Zeitraum, der bei der Erstellung eines Projektplans in die Zukunft prognostizierbar und realisierbar ist. Generell wird die Länge des Planungshorizonts durch den Grad der Unsicherheit im externen Umfeld bestimmt: Je höher die Unsicherheit, desto kürzer der Planungshorizont. Es ist vielleicht überhaupt nicht möglich, das gesamte Projekt im Detail zu planen, also solltest du nur das, was du weißt, in der Phase, in der du dich befindest, im Detail planen und großzügige Zugeständnisse für den Rest des Projekts machen.

3. Teile den Plan auf

Gehe ins Detail. Unterteile die Projektphasen und Aufgaben in kleine Teilaufgaben, jeweils nicht länger als ein paar Tage. Dadurch wird es einfacher, zu erkennen, ob irgendwelche Stufen fehlen und das Team kann diese besser einschätzen.

Wenn der Workflow festgelegt und der Planungshorizont definiert ist, muss die übergeordnete Planung beginnen, um detaillierter zu werden. Sie muss in möglichst viele kleine Teilaufgaben unterteilt werden. Wenn du versuchst, genau abzuschätzen, wie lange eine Phase des Projekts dauern wird, ist es wichtig, die Aufgaben in so viele Einzelteile wie möglich aufzuteilen. Das bedeutet, eine Aufgabe zu übernehmen und alle Teilaufgaben zu definieren, aus denen sich die Summe dieser Aufgabe zusammensetzt. Für diese Aufgaben gilt dasselbe, so dass jeder Teilaufgabe ein bestimmter Zeitrahmen zugeordnet werden kann.

4. Fragen, nicht raten

Erfinde dir nichts selbst etwas. Gib deinem Team den Kontext, eine grobe Zahl am Anfang. Hilf ihm, bei der richtigen Schätzung zusammenzuarbeiten. Tausche Annahmen aus, teile Abhängigkeiten und finde heraus, wer was wann tun kann.

Wenn du unter Druck stehst, um einen Projektplan zu erstellen, ist es am einfachsten zu schätzen, wie lange jeder dieser Komponenten bis zur Fertigstellung dauern könnte. Das ist eine Option, aber keine besonders clevere. Das Raten liefert dir nicht nur einen schlechten Zeitplan, sondern auch keine Grundlage für Gespräche mit dem Kunden. Es wird auch niemanden geben, mit dem du die Verantwortung teilen kannst, wenn du falsch schätzt.

5. Hinterfragen

Wenn dein Team dir eine Schätzung vorlegt, frag immer wieder nach dem „Warum“ und „Wie“, um ihnen zu helfen, ihren Ansatz zu durchdenken, Effizienzmöglichkeiten zu identifizieren und sicherzustellen, dass du verstehst, was damit gemeint ist.

Abgesehen davon, dass du jemanden bittest, zu schätzen, wie lange etwas dauern wird, musst du ihm helfen, den Kontext um seine Schätzung herum zu verstehen. Es ist nicht gut, jemanden in der Isolation zu fragen, wie lange etwas dauern wird. Da sie dir eine Schätzung des Zeitrahmens liefern, musst du anfangen zu fragen, wie sie zur Nummer gekommen sind. Du wirst oft feststellen, dass, wenn du anfängst, die Details ihrer Schätzung herauszufinden, sie anfangen werden, an Elemente zu denken, die sie vergessen haben. Außerdem wird dir ein Verständnis für Abhängigkeiten von einzelnen Aufgaben vermittelt.

6. Zeit für Änderungen einräumen

Änderungen oder Ergänzungen eines Projekts sind unvermeidlich. Nehme dir Zeit für die Überprüfung und Anpassung von Prozessen, sowohl intern als auch mit Kunden und Stakeholdern des Projekts.

Eine Sache, die bei der Erstellung eines Projektplans oft übersehen wird, ist, dass man Zeit für die Überprüfung und Änderung von Prozessen einplanen muss. Änderungen oder Ergänzungen eines Projekts sind unvermeidlich. Kunden mögen es, Dinge zu verändern und ein Projekt zu gestalten. Unabhängig davon, wie sehr du denkst, dass du mit deinem Kunden an einem Projekt beteiligt bist, musst du Änderungen berücksichtigen.

7. Plane, dass es nicht alles nach Plan ablaufen wird

Projekte laufen nie nach Plan. Einfach nur für das beste Fallbeispiel oder Plan A zu planen, ist nicht gut genug – du musst auch Plan A, Plan, B und Plan C einbinden.

Die Grenze zwischen Optimismus und Pragmatismus zu überschreiten, kann bei der Erstellung eines Projektplans schwierig sein. Die Erstellung eines Projektplans, der die Flexibilität bietet, unvorhergesehene Veränderungen zu vermeiden, ist entscheidend für den Projekterfolg. Einfach nur für das beste Fallbeispiel oder Plan A zu planen, ist nicht gut genug – du musst auch Plan A, Plan, B und Plan C einbeziehen.

8. Einwandfreier Abschluss

Erstelle einen robusten Plan und nimm dir genügend Zeit für die Abschlussphasen deines Projekts, während du Inhalte, Qualitätssicherung, Tests, Genehmigungen, DNS-Änderungen und die Bereitstellung in der Produktion vorbereitest.

Die Planung der Endphasen eines Live-Projekts kann als eine der einfachsten erscheinen. Schließe das Projekt ab und lass es einfach live gehen! Die Endphasen eines Projekts können jedoch die komplexesten sein, da Abhängigkeiten vollständig erkannt werden und die Bedeutung eines richtigen Plans, um sicherzustellen, dass alles live bereitgestellt werden kann und das Projekt ordnungsgemäß abgeschlossen wird, ist wichtig.

9. Nachträgliche Überprüfung und Optimierung des Projekts

Der Start in den Live-Betrieb ist noch nicht das Ende des Projekts. Baue eine Phase für Post-Live-Tests und -Analysen ein, um die Leistung zu bewerten, eventuell erforderliche Optimierungen vorzunehmen und alle gewonnenen Erkenntnisse aufzugreifen.

Einer der am meisten übersehenen Aspekte eines Projekts ist, was passiert, wenn es live gegangen ist. In der Euphorie und Begeisterung, ein Projekt zu realisieren, wird manchmal übersehen, wie wichtig der effektive Abschluss eines Projekts ist. Allzu oft endet ein Projektplan mit einem einzigen Meilenstein, dem Projekt-Live-Datum. Ein Projekt mag zwar live geschaltet sein, aber es ist noch nicht vorbei. Tatsächlich sollte das Ende der ersten Phase eines Projekts eigentlich nur der Beginn der nächsten Phase sein.

10. Meilensteine & Baselines

Halte dein Projekt mit Hilfe von Meilensteinen auf Kurs, so dass sich das Projektteam und der Kunde über die wichtigsten Termine im Klaren sind. Überwache die Fortschritte anhand von Baselines, um deinen Fortschritt anhand deines ursprünglichen Projektplans zu verfolgen.

Um den Überblick zu behalten, ob dein Projekt termingerecht läuft oder nicht, solltest du sicherstellen, dass dein Projekt mit Meilensteinen gefüllt ist. Wenn das Projekt beginnt, wird jedem klar sein, wie der Fortschritt aussieht. Es wird schnell klar, ob das Projekt im Verzug ist. Wenn du ein Projektmanagement-Tool verwendest, kannst du in der Regel einfach per Drag-and-Drop Meilensteine setzen, die die Software verwendet, um dir einen schnellen Überblick über deinen Projektstatus zu geben. Durch die Verwendung von Meilensteinen wird sichergestellt, dass sich das Projektteam und der Kunde zu Beginn des Projekts über die wichtigsten Termine im Klaren sind, die das Projekt einhalten muss, um auf Kurs zu bleiben.

Du bist dir nicht sicher, wo du anfangen sollst?

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Ob du nun formal zum Projektmanager oder zum Kundenbetreuer ausgebildet bist, es ist deine Aufgabe und dein Privileg, ein Meister in der Kunst des Projektmanagements zu werden. Unser Kurs vermittelt dir die Grundlagen, die dir helfen, die täglichen Herausforderungen des Projektmanagements zu meistern und dich als Profi in der großen, wilden Welt von DPM zu entwickeln.

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Ben Aston

About Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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