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Ein Dokument zur Projektinitiierung blitzschnell erstellen (So geht’s!)

By 08/08/2019 November 1st, 2019 No Comments

Warum sich die Mühe machen, ein Dokument zur Projektinitiierung zu erstellen? Du hast die Zustimmung deines Kunden erhalten, deine Planung abgeschlossen, deine Ressourcen abgesichert und jetzt willst du mit deinem Projekt beginnen. Du könntest einfach damit beginnen, dem Team Aufgaben zuzuweisen und sofort loslegen. So bist du dem Zeitplan immer einen Schritt voraus.

Aber auch wenn es den Anschein hat, dass dies eine gute Idee ist, ist ein Dokument zur Projektinitiierung oder PID entscheidend für den richtigen Start eines Projekts. Ein erfolgreicher (oder erfolgloser) Start in ein Projekt kann den Projekterfolg ziemlich frühzeitig bestimmen.

Ich habe mich bei Projekten ein paar Mal gefragt: Wie ist das Projekt auf die falsche Spur geraten? War nicht klar, was der Kunde wollte? Habe ich dem Team nicht genau mitgeteilt, was bis wann getan werden muss? Habe ich nicht für alles ein Ticket? Warum haben wir das gemacht, obwohl es außerhalb des Umfangs liegt? Die Wahrheit ist: Wenn man nichts dokumentiert, besteht die Chance, dass man es nicht weiß.

How to Make a Project Initiation Document

Was ist ein Dokument zur Projektinitiierung (PID) und warum ist es wichtig?

Ein Projektinitiierungsdokument legt den Projektumfang, das Management und die allgemeinen Erfolgskriterien fest, auf die das Team während des Projekts zurückgreifen kann. Es umfasst die grundlegenden Informationen des Projekts wie Kontext, Umfang, Team und Kollaboration. Es ist sowohl als interner Leitfaden als auch für externe Stakeholder von Bedeutung.

Ein solider Start in ein Projekt ist entscheidend und zwar unabhängig davon, wie klein oder groß ein Projekt ist. Ein Dokument zur Projektinitiierung hilft dem Team, frühzeitig zu einem erfolgreichen Projektstart zu finden, ohne im Voraus zu viel zusätzlichen Aufwand zu haben. Das PID kann ein lebendiges Dokument sein, auf das das Team zurückgreifen kann. Es bietet auch eine Sicherheit bei einer Änderung der Ressourcen oder der Einbindung neuer Teammitglieder in das Team und ist ein idealer Ausgangspunkt für einen Ramp-up.

Das Dokument zur Projektinitiierung (PID) ist der erste grundlegende Schritt, um sicherzustellen, dass dein Projekt auf dem richtigen Weg ist. Es gibt den Ton, den Kontext, die Erwartungen und die Einschränkungen vor. Das PID basiert spezifisch auf der Prince2-Methodik, aber im Allgemeinen haben alle Methoden Elemente, die den Projektstart beschreiben. Dokumente zur Projektinitiierung werden manchmal auch als Projektcharta oder Projektbrief bezeichnet.

7 Einfache Schritte zur Erstellung eines Projektstartdokuments

Als digitaler Projektmanager ist es nicht nur deine Aufgabe, ein Projekt bis zum Abschluss zu managen, sondern auch sicherzustellen, dass das Team darauf ausgerichtet ist, was zu tun ist, von wem und bis wann.

Das Warum ist genauso wichtig, damit das Team einen Eindruck von der Aufgabenstellung bekommt und sich in die allgemeinen Erfolgskriterien einfügt. Der Kontext ist König und muss frühzeitig etabliert werden. Letztendlich bist du als DPM der Coach, der ein Team von Experten zusammenbringt. Es ist äußerst wichtig, die notwendigen Details zu liefern, um das Team auf den Erfolg vorzubereiten.

Anstatt eine komplexe Vorlage zu erstellen, konzentriert sich dieser Leitfaden zur Erstellung von Projektinitiierungen auf die wichtigsten Abschnitte eines Dokuments zur Projektinitiierung, mit Schwerpunkt auf digitalem Projektmanagement. So kannst du dein Team und deinen Kunden auf den richtigen Weg führen, ohne ein gewaltiges PID-Dokument zu erstellen.

1. Den Kontext bereitstellen

Da du mit dem Kunden zusammengearbeitet hast, um das Projekt zu analysieren, besteht die Möglichkeit, dass du Hintergrundinformationen über einige der Geschäftsfaktoren des Projekts liefern kannst. (wenn nicht, frage deinen Account Manager).

  • Warum möchte der Kunde dieses Projekt?
  • Was ist das anzupackende Problem?
  • Worum geht es bei dem Projekt?
  • Gibt es rein technische Faktoren oder ist es in der gesamten Unternehmensstrategie verankert?
  • Was sind die Unternehmensziele?
  • Wie wird der Erfolg definiert?
  • Gibt es Kennzahlen, die den Erfolg am Ende messen?

Umreiße die strategische Vision, Ziele und Vorgaben und füge idealerweise ein übergeordnetes Leitbild bei. Dies wird dazu beitragen, das Team auf die Herangehensweise einzustellen und diese Ziele bei der Lösung im Auge zu behalten. Darüber hinaus trägt es dazu bei, zusätzliche Arbeit und mögliche Projektverbesserungen zu definieren, da das Team diesen Kontext im Auge behält. (Wäre es nicht toll, wenn wir das tun könnten….?)

2. Definition der Projekteigenschaften

Als PM bist du es gewohnt, von Experten in deinem Team umgeben zu sein. Die Herausforderung besteht darin, all diese intelligenten Menschen in die Lage zu versetzen, bei der Umsetzung deines Projekts zusammenzuarbeiten. Daher ist es ebenso wichtig, den Plan in deinem Dokument zur Projektinitiierung für das Team zu formulieren sowie den Umfang zu erörtern.

Achte darauf, dass du transparent bist über die allgemeinen Projektbeschränkungen und Informationen wie:

  • Wie hoch ist das Budget für dieses Projekt?
  • Wie wird das Budget aufgeteilt?
  • Wie sieht die Timeline aus?
  • Wie schätzt du die Zusammenarbeit mit dem Kunden ein?
  • Was ist das erste Ziel, auf das das Team hinarbeiten wird?

Letztendlich gewinnt und verliert das Team gemeinsam. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass ein erfolgreiches Projekt zustande kommt, wenn jedes Teammitglied sein eigenes Ding durchzieht. Der Aufbau eines Expertenteams statt eines Einzelteams ist also ein langer Weg und schafft frühzeitig ein Gefühl der Teamarbeit.

3. Lege die Besonderheiten fest

Als nächstes in deinem Dokument zur Projektinitiierung – definiere die Projektspezifikationen. Dein Team muss verstehen, was genau getan und geliefert werden muss, damit dieses Projekt ein Erfolg wird.

  • Was ist im Umfang und außerhalb des Umfangs?
  • Gibt es erste Projektanforderungen, die bereits definiert sind?
  • Was sind die Projektgrenzen, die das Team nicht überschreiten soll?

Ein wesentlicher Bestandteil dieses Abschnitts sind die erforderlichen Leistungen. Da diese typischerweise bereits in einem frühen Stadium des Vertrages definiert werden, muss das Team verstehen, worauf es ankommt. Dazu gehören auch mögliche Annahmen und Einschränkungen, wie z.B. die Anzahl der zu berücksichtigenden Revisionen.

4. Definition des Projektstrukturplans und des Ressourcenplans

Zur Sicherstellung, dass dem Team klar ist, wie die Ergebnisse aussehen, ist es unerlässlich, die Arbeit in kleinere Abschnitte zu unterteilen und einen Projektstrukturplan zu erstellen, der die Zuordnungen enthält. So wird veranschaulicht, wie die Ergebnisse zustande kommen und wer mit wem an was arbeiten wird.

Beispiel für eine Zusammenfassung eines Projekts auf hohem Niveau:

project initiation document - project breakdown structureAus eigener Erfahrung ist es sehr sinnvoll, das Team durch die gesamte grobe Planungs- und Ressourcenstruktur des Projekts zu führen, so dass die Teammitglieder sich einbringen und dir bei der Optimierung helfen können. Indem das Team durch die eigentliche Planung geführt wird, werden die Zusammenhänge deutlich und das Team wird Teil des Plans. Diese Aufgliederungen können im Detail variieren und die verschiedenen Aktivitäten in jeder Phase aufzeigen. Darüber hinaus können sie termingebunden sein und in die Ressourcenplanung eingebunden werden.

5. Bestimme, wer wer ist

Ein wichtiger Aspekt des Projekteinführungsdokuments ist die gesamte Projektteamstruktur sowohl intern als auch extern. Wer arbeitet im Team? Wer kann Dinge genehmigen, bevor sie an einen Kunden gehen? Wer auf der Kundenseite muss vor einer Unterschrift konsultiert werden? Die Einrichtung dieses Systems hilft, Missverständnisse zu vermeiden und gibt dir eine Vorstellung davon, wie komplex die Sign-Offs sein werden.

Eine gute Möglichkeit, diese Abhängigkeiten im Projekt darzustellen, ist ein RACI-Diagramm. Es gibt einen Überblick darüber, wer ist/sein muss:

Zuständig (Responsible) – Wer erledigt die Arbeit?
Verantwortlich (Accountable) – Wer ist der Entscheidungsträger?
Konsultiert (Consulted)- Wer muss gefragt werden, bevor man fortfahren kann?
Informiert – Wer muss auf dem Laufenden gehalten werden?

Der beste Weg, eine RACI zu erstellen, besteht darin, die Projektergebnisse oder Aktivitäten auf der linken Seite und die Rollen auf der rechten Seite darzustellen. Dies gilt sowohl für interne als auch für externe Teammitglieder und weist dann den RACI-Status zu. Achte darauf, dass nur eine Person pro Ergebnis verantwortlich ist. Wenn du mehr über die Erstellung von RACI-Diagrammen erfahren möchtest, lies diesen fantastischen Artikel und schau dir dieses Video mit einem großartigen Überblick über die besten RACI-Praktiken an.

RACI matrix example

Ein Beispiel für eine RACI-Matrix

 

Dies zu definieren ist eine gute Möglichkeit, Erwartungen an die Projektkommunikation und die allgemeine Governance zu stellen. Es reduziert das Risiko, Sätze wie „Ich dachte, das sei deine Aufgabe“ oder „Ich hätte das überprüfen sollen, bevor es an den Kunden ging“ zu hören.

Internes Team

Achte darauf, die Teamstruktur zu definieren und sicherzustellen, dass jeder weiß, wer an dem Projekt beteiligt ist. Dazu gehören der Projektmanager, der Account Manager, andere Teammitglieder, aber auch die Führungskräfte, falls sie die Leistungen unterschreiben müssen.

Externes Team

Die großen Fragen, die wir dem Kunden stellen müssen, sind:

  • Wer weiß eigentlich, was wir tun sollen und warum?
  • Wer ist dafür verantwortlich, den Bericht zu unterschreiben?
  • Wer ist eigentlich verantwortlich für die Freigabe von Vermögenswerten?
  • Gibt es einen Verwaltungsausschuss, der konsultiert werden muss?
  • Wer wird sich aufregen, wenn wir sie nicht einbinden (und denk daran, dass unsere Kunden möglicherweise ihre eigene interne Politik haben), so dass wir nicht einfach erwarten können, dass sie es tun.

Die RACI ist eine großartige Möglichkeit, besonders wenn du neu bist. Sie zeigt dir, wie die Dinge in einer Agentur funktionieren und wie du dich mit dem internen Prozess vertraut machen kannst. Diese kann mit einem Kommunikationsplan ergänzt werden, der die Dinge näher umreißt.

6. Identifiziere die Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten deinerseits

Nicht zuletzt ist es wichtig, einen Überblick über bekannte Risiken und Einschränkungen in die PID aufzunehmen. Projekte können aus verschiedenen Gründen komplex sein. Es ist immer hilfreich, sie zu durchdenken und einige der Projektrisiken und -probleme zu antizipieren und Minderungsstrategien zu entwickeln.

Einige Beispiele sind:

  • Zu kurze oder zu lange Zeitpläne
  • Budgetbeschränkungen
  • Technische Unklarheiten
  • Komplexe Stakeholder-Landschaft
  • Einzelne Fehlerstellen

7. Teile dein Dokument zur Projektinitiierung mit anderen

Es ist erledigt, du hast ein umfassendes Dokument zur Projektinitiierung erstellt, das dein Team auf den Erfolg vorbereitet. Vergewissere dich, dass du es mit dem gesamten Team und neuen Teammitgliedern, die später hinzukommen, teilst. Es ist auch ideal zum nachträglichen Check-in, um sicherzustellen, dass das Team den Überblick nicht verliert. Der Kunde soll es auch genehmigen, um Dinge wie Annahmen und RACI zu formalisieren. Es wird sich als nützlich erweisen, auf dieses Dokument hinzuweisen, wenn sich neue Stakeholder einbringen oder wenn sich der Genehmigungsprozess als komplizierter erweist als erwartet.

Vorlage für das Dokument zur Projektinitiierung

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Was denkst du darüber?

Welche Erfahrungen hast du mit Dokumenten zur Projektinitiierung gemacht? Fügst du noch andere Abschnitte hinzu, die von Bedeutung sind? Gibt es Situationen, in denen eine PID nicht benötigt wird, oder hast du schon einmal erlebt, dass eine PID dein Projekt gerettet hat? Lasst es uns in den Kommentaren wissen.

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