Agile Methoden: 10 Agile Methoden für Agenturen

Jede digitale Agentur, die ich kenne, scheint zu behaupten, dass sie agile Methoden unterhält.

Die Frage ist heute, was wir mit einer agilen Agentur meinen. Der Begriff der agilen Agentur wurde in so vielen Kontexten verwendet, dass er heute weitgehend bedeutungslos ist.

Auf der einen Seite kann man sich auf die ursprünglichen Absichten einer flexiblen, anpassungsfähigen Herangehensweise beziehen. So wird vor allem Wert darauf gelegt, dass die Ergebnisse über alles andere stehen. Am anderen Ende des Spektrums kann es ein Label für einen chaotischen Arbeitsplatz ohne jegliche Prozesse sein. Es klingt viel glaubwürdiger, wenn man sagt, dass man “agil” ist und nicht die Realität der “Erfindung im Laufe der Zeit” anspricht.

Dies ist nicht als Kritik gedacht. Die digitale Industrie befindet sich noch in den Kinderschuhen. Wir versuchen immer noch herauszufinden, wie wir unsere beste Arbeit managen und leisten können.

Die Herausforderung mit Scrum für digitale Agenturen und agile Methoden

Viele digitale Agenturen, die ich kenne, beginnen mit Scrum, wenn sie versuchen, einen agilen Prozess zu entwickeln. Auf der Oberfläche ist dies eine logische Wahl. Du wirst überall Hinweise zum Thema Scrum finden, wenn du anfängst, agile Methoden zu erforschen. (Der Begriff Scrum wird häufig – aber falsch – austauschbar mit agil verwendet, als wären sie ein und dasselbe. Das sind sie nicht. Agile ist so viel mehr als Scrum.)

Der Reiz von Scrum ist klar. Es gibt viele ausgefallene Begriffe und Schlagworte, die für manche beeindruckend klingen: Sprints, Backlogs, Retrospektiven, Velocities, Burndown-Charts, Scrum Master, Product Owner….. Es gibt eine Vielzahl von Trainings- und Zertifizierungsoptionen. Vor allem kann es als goldenes Ticket angesehen werden. Folge diesem Beispiel und dein Chaos wird auf magische Weise in eine Utopie verwandelt. Was oft übersehen wird, ist, dass die Wurzeln von Scrum in der Softwareproduktentwicklung liegen. Scrum ist eine gute Wahl, wenn man ein Team bei einem Softwareanbieter mit einem klaren Fokus auf die Lieferung eines bestimmten Produkts ist.

Aber Scrum beginnt zusammenzufallen, wenn du externe Abhängigkeiten zu verwalten hast. Wenn du in einer digitalen Agentur arbeitest, hat fast jeder Aspekt deiner Arbeit externe Abhängigkeiten – deine Kunden. Dadurch entsteht eine erhebliche Verschwendung. Projektmanager enden bei jeder Sprint-Planungssitzung in komplexen politischen Verhandlungen, um sicherzustellen, dass ihre Projekte in den Sprint einbezogen werden. Ich habe gesehen, wie Sprint-Planungsmeetings in Agenturen einen ganzen Tag dauern und das gesamte Team einbeziehen. In Anbetracht der Tatsache, dass Sprints in der Regel zwei oder drei Wochen lang sind, sind dies 6-10% der Kapazität des gesamten Teams. Was für eine Verschwendung von Zeit und Mühe!

Nicht nur das, diese Sprintpläne führen oft dazu, dass sich ein oder zwei Tage in den Sprint verwickeln. Kunden ändern ihre Meinung oder verzögern die Bereitstellung der erforderlichen Informationen. Unerwartete Ereignisse treten auf, wie z.B. neue Geschäftsmöglichkeiten oder technische Probleme mit einem Live-System. All dies führt zu häufigen Neuverhandlungen, die mehr Zeit und Ressourcen verschwenden.

Eine wichtige Lektion, die man sich vor Augen führen sollte

Es gibt viele agile Methoden und Praktiken. Ich habe dies bereits 2010 erkannt, nachdem ich darum gekämpft hatte, den erwarteten Nutzen aus Scrum zu ziehen und tiefer geforscht hatte. Dies führte mich zu Kanban und Lean Thinking. Einige dieser Praktiken schienen Verbesserungen gegenüber dem von uns verwendeten Ansatz zu bieten.

Ich begann zu experimentieren. Zuerst mit einem kleinen, vorhersehbaren Projekt. Dann nach und nach mit einer größeren und komplexeren Arbeit. Das begann mit der Art und Weise, wie ich einzelne Projekte aufgliederte. Ich wechselte von User Stories zu Featurebeschreibungen. Dannach zu wertorientierten Ergebnissen. Dies erleichterte den Kunden die Überprüfung und Annahme der Arbeit und machte die Verwaltung von Projekten einfacher.

Ich begann, unsere Prozesse zu hinterfragen und die Art und Weise, wie unsere gesamte Arbeit gemanagt wurde. Dies führte dazu, dass wir die Sprint-Planung zugunsten einer schnellen Reorganisation beim täglichen Stand-up aufgaben. Wir haben bald das Konzept der Sprints aufgegeben und uns auf einen Flow-basierten Kanban-Ansatz umgestellt. Weitere Verbesserungen kamen aus dem gesamten Team, das Vorschläge machte, wie wir besser werden könnten. Wir probierten diese dann aus.

Die Ergebnisse sprachen für sich:

• Die Mitarbeiter waren glücklicher, da es für sie einfacher war, ihre beste Arbeit zu leisten und sich meist selbst zu verwalten.
• Dies hat dem PM Zeit gespart, um bequem mehr Projekte parallel abzuwickeln und sich auf die wichtigen Ergebnisse zu konzentrieren.
• Es gab signifikante Verbesserungen bei der Qualität unserer Arbeit, den Lieferzeiten, den Kundenbeziehungen und den erzielten Ergebnissen.
• Gleichzeitig haben wir den Pro-Kopf-Umsatz in unserem Team in knapp drei Jahren verdreifacht.

Bei weiterer Betrachtung wird deutlich, dass der aufleuchtende Moment durch den Mut zum Experimentieren entstanden ist. Ich habe Änderungen vorgenommen und deren Auswirkungen beobachtet.

Die Bemühungen zur Prozessverbesserung waren zuvor darauf ausgerichtet, einen vordefinierten Vorgang zu etablieren, den wir einfach übernehmen konnten – wie Scrum. Ich verstehe jetzt, dass es das nicht gibt. Es existiert nicht, weil unsere Branche noch in den Kinderschuhen steckt. Deshalb arbeiten wir noch daran, wie unsere Unternehmen funktionieren sollen. Es ist auch wahr, dass jedes Unternehmen einzigartig ist. Operative Prozesse, die in einer Agentur funktionieren, sind nicht unbedingt auf eine andere übertragbar.

• staff were happier as it was easier for them to do their best work and mostly self-manage themselves
• this freed up PM time to comfortably handle more projects in parallel and focus on the outcomes that mattered
• there were significant improvements in the quality of our work, delivery times, client relationships and outcomes achieved
• and at the same time, we trebled the revenue per head in our team in a little under three years.

10 Möglichkeiten zur Integration von agilen Agenturmethoden in eine digitale Agentur

Ich berate eine Vielzahl von wissensbasierten Unternehmen. Dazu gehören viele digitale Agenturen, denen ich helfe, ihre betrieblichen Prozesse zu verbessern. Basierend auf dieser Erfahrung sind hier meine Top-Tipps zur Integration agiler Methoden in den Agenturalltag:

#1. Akzeptiere, dass es keinen “einzigen wahrhaftigen Weg” gibt und nichts in Stein gemeißelt ist.

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Der agile Erfolg der Agentur beruht darauf, dass sie auf den Ideen anderer aufbaut und diese an deine Situation anpasst.

#2. Eine Kultur des schrittweisen Wandels und der kontinuierlichen Verbesserung fördern.

Während die Änderungsrate zu Beginn der Arbeit an der Prozessverbesserung natürlich höher ist, ist es ein Fehler, dies jemals als “erledigt” zu betrachten. Agile Methoden verlangen von dir, dass du deine Arbeitsmethoden (Kaizen im Fachjargon) ständig anpasst und ausprobierst. Aus diesem Grund liefern “Big Bang”-Initiativen für kontrollierte Veränderungen selten dauerhafte Ergebnisse.

#3. Definiere die Ergebnisse, die wirklich wichtig sind.

[Tweet “Denke daran, dass Kunden vor allem Wert auf die Rentabilität ihrer Investition legen. #agile #projectmanagement”] Es ist ihnen egal, wie dein Prozess aufgebaut ist oder genannt wird. Solange es ihnen leicht fällt, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Vergiss auch nicht die Gründe und Motivationen, warum deine Agentur existiert.

#4. Quantitativ messen

Es ist nicht notwendig, sich über Bord zu begeben. Es ist jedoch wichtig, standardisierte Messungen der Arbeit durchzuführen. Ohne diese Messungen arbeitest du effektiv blind.

Als ich das Entwicklungsteam einer Agentur leitete, umfassten meine Messungen die folgenden Punkte: “Umsatz pro Kopf”, “Umsatz pro Kunde”, “Opportunitätskosten pro Kunde” (d.h. den Wert der nicht abrechenbaren Zeit pro Kunde) und “Vollständigkeit der Stundenzettel” (Stunden, die aus der Arbeitszeit erfasst wurden). Ich habe diese Kennzahlen monatlich gesampelt und die Ergebnisse sowohl meinem Team als auch den Unternehmensleitern mitgeteilt. Dies hat immer wieder wertvolle Erkenntnisse darüber geliefert, wo wir unsere Verbesserungsmaßnahmen als nächstes ansetzen können.

Die meisten dieser Datenpunkte basieren auf genauen Zeiterfassungsdaten. Ich bin mir bewusst, dass dies eine Herausforderung sein kann. Ich habe festgestellt, dass die Erklärung, warum Stundenzettel wichtig sind und wofür die Informationen verwendet werden (und wofür nicht), eine große Hilfe ist, um sie auszufüllen.

#5. Qualitativ messen

Zahlen sind wichtig. Vergiss aber nicht, sanftere Maßnahmen zu ergreifen, die für die agile Agentur gleichermaßen wertvoll sind. Dazu gehören die wahrgenommene Qualität der Projekte, die Kundenzufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter sowie Glück und Wohlbefinden.

#6. Alles in Frage stellen

Ich meine nicht auf eine nervige Art und Weise, die jeden um dich herum irritiert. Ich meine nur in einer persönlichen Denkweise wie “Wie könnte dies besser werden?”. Wenn du an einem regelmäßigen Meeting teilnimmst (oder den Vorsitz führst), das wenig zu erreichen scheint, setze deinen agilen Hut auf. Denke darüber nach, wie es verbessert werden könnte, oder ob es überhaupt notwendig ist.

#7. Projekte in “Werteinheiten” unterteilen

Zum Beispiel der News-Bereich einer Website oder das E-Mail-Marketingelement einer Kampagne. Dies erleichtert die Verwaltung, die Kosten und die Zustimmung der Kunden. Wenn du dies konsistent über Projekte hinweg praktizierst, baust du einen Datensatz mit dem Zeit- und Kostenaufwand auf, der typischerweise mit einem Ergebnis verbunden ist. Dadurch werden zukünftige Projekte einfacher kalkulierbar. Es ist viel wertvoller und genauer als die Kalkulation nach Fachgebieten (Design, Frontend-Entwicklung, Backend-Entwicklung, PM etc.).

#8. Visualisiere deine Arbeit

Der Phantasiebegriff ist “Wertstromdarstellung”. Der wichtige Punkt ist der Aufbau und die Aufrechterhaltung eines klaren Bildes vom Stand aller Aktivitäten. So sind alle auf derselben Augenhöhe. Agile Tools wie Trello und Jira sind hier großartig, aber das bescheidene Post-It kann genauso gut sein, wenn ihr alle am gleichen Ort seid.

#9. Begrenzung der laufenden Arbeiten

Mit anderen Worten: “Stopp den Start und starte den Abschluss”. Die entscheidenden Ergebnisse kommen von der fertigen Arbeit. Qualitativ hochwertige Arbeit entsteht durch die Konzentration auf die jeweilige Aufgabe und deren Bewältigung. Zu viele Artikel im Gepäck verlängern die Bearbeitungszeiten und reduzieren die Qualität.

#10. Erfassung Ihrer Prozesse in einem Betriebshandbuch

Unternehmen sind komplex. Es ist einfach nicht möglich (oder vorteilhaft) für die Menschen, sich an alles zu erinnern, wie das Geschäft funktioniert. Daher ist es für dich wichtig, dass du deine Prozesse auf eine klare und zugängliche Weise erfassen kannst.

Das sind keine langen Bände. Es handelt sich meist um Checklisten, wie man eine Situation mit ein paar unterstützenden Notizen angeht. Diese verbessern sich im Laufe der Zeit. Durch ihren Einsatz wird sichergestellt, dass der Wert deines Prozesses in die Agentur integriert wird. Nicht nur in den Köpfen einiger weniger Personen. Ein gutes Betriebshandbuch erleichtert Situationen wie das Einarbeiten von Mitarbeitern, die Kontinuitätsplanung, die Notfallplanung und die einfache Arbeitsteilung in Stoßzeiten erheblich.

Praktisch gesehen ist eine Reihe von Google Docs, die miteinander verknüpft sind, sowie ein separates Dokument mit dem Titel “Inhaltsverzeichnis” ein guter Ansatz. Viel flexibler und effektiver als ein ausgefallenes Intranet.

Fertigstellung

Scharfsinnige Leser werden in dieser Liste der agilen Agenturen starke Einflüsse von Lean und Kanban erkennen können. Das ist kein Zufall. Aber um von diesem Artikel wegzukommen und zu denken, dass Lean Software Development oder Kanban die richtige Methodik für deine Agentur ist, verfehlt man den Punkt. Diese bieten nützliche Tools, sind aber im Wesentlichen nur Labels.

Deine Prozesse sind einzigartig für dich. Das Ziel ist eine einheitliche Arbeitsweise in der gesamten Agentur. Dies gewährleistet ein einheitliches Erlebnis für Kunden und Mitarbeiter. Es bildet die solide Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung von Qualität, Kreativität, Freude und Gewinn. Der einzige Markenname, um den du dich sorgen musst, ist der deines Unternehmens.

Und denk daran: Erfolg entsteht, wenn du Maßnahmen ergreifst, wenn du auf schwache Prozesse und Ineffizienzen stößt. Es besteht keine Notwendigkeit, auf eine bestimmte Änderungsagenda zu warten. Wenn etwas nicht gut funktioniert, fordere es heraus und versuche etwas anderes. Fang noch heute an. Wenn du es nicht tust, wirst du morgen immer noch in der gleichen Situation sein.

Was denkst du darüber?

Was hältst du von diesen agilen Agenturmethoden? Hast du noch andere Ideen, um Agile in den Agenturprozess zu integrieren? Erzähl uns davon in den Kommentaren.